Processen automatiseren via integraties
Zo werkt deze stap
Automatiseer processen via één centraal integratieplatform, zodat koppelingen beheersbaar blijven, systemen eenvoudig vervangbaar zijn en automatisering van jullie blijft.
De brug tussen organisatie en IT wordt heel goed gemaakt door het team. ucentri is de club die vanuit meerdere hoeken naar mijn gehele IT landschap en operatie kijkt.
Visco Urk
1Integratiekansen prioriteren
We bepalen welke processen via integraties de meeste waarde opleveren op het gebied van tijdwinst, foutreductie en schaalbaarheid.
Per integratie user stories, op waarde gerangschikt
Integratieprioriteiten
2Integraties bouwen en processen automatiseren
We bouwen de gekozen integraties en zorgen dat systemen automatisch data uitwisselen, acties starten en processen slimmer samenwerken.
Systemen praten via één integratielaag
Werkende integraties
3Centrale monitoring en foutafhandeling
Via deze centrale integratielaag monitoren we alle procesautomatisering op één plek. Fouten in systemen of integraties maken we direct zichtbaar en lossen we waar mogelijk automatisch op.
Alle datastromen live in één dashboard
Afspraken over foutafhandeling
4Rapportages bouwen op integratiedata
Verbeterkansen uit stap 1 gaan vaak ook over rapportage. Deze rapportages bouwen we boven op de integratielaag, zodat data uit verschillende systemen samenkomt.
KPI’s bepaald, datamodel en rapport gebouwd
BI-rapportages
Werkwijze
Eén vast gezicht, een eigen team
Je werkt met één vaste collega die de regie houdt over planning, partijen en keuzes. Om die collega heen staat een team met de specialismen die deze stap vraagt.
Backend
Data engineer
Architect
Voor
Het team samengesteld
We kijken wat deze stap vraagt en stellen het team samen: je vaste begeleider en de specialisten die daarbij horen.
Tijdens
Eén aanspreekpunt, specialisten erbij
Je vaste begeleider houdt het overzicht. De specialisten schuiven aan waar hun vak nodig is, zonder dat jij tussen mensen hoeft te schakelen.
Na
Je begeleider gaat mee
Vraagt de volgende stap andere specialisten, dan blijft je begeleider dezelfde. Wie je bedrijf al kent, gaat met je mee.
Plan een kennismakingWat klanten zeggen
De brug tussen organisatie en IT wordt heel goed gemaakt door het team. ucentri is de club die vanuit meerdere hoeken naar mijn gehele IT landschap en operatie kijkt.
ucentri kent de markt, vergelijkt leveranciers objectief en hielp ons de systemen te kiezen die echt bij InnStyle passen.
Een onafhankelijke, out-of-the-box denkende, meedenkende en flexibele partij die complexe vraagstukken op het gebied van digitalisering gestructureerd oplost.
ucentri heeft ons enorm geholpen om de juiste ERP- en WMS-keuze te maken. Ook tijdens de implementatie ontzorgen ze ons met hun ervaring en onafhankelijke blik.
ucentri bracht structuur in een complex ERP- en CRM-selectieproces. Hun aanpak was onafhankelijk, praktisch en prettig kritisch. Daardoor kunnen we met vertrouwen de juiste keuze maken.
Succesvol samengewerkt met het team van ucentri. Het redesign van onze UI obv onderzoek naar specifieke marktsegmenten en userprofielen in nauwe samenwerking met ons development team met het gewenste resultaat!
ucentri begeleidt ons bedrijf door het hele proces. Ik ben volledig ontzorgd en heb altijd vertrouwen dat het team 5 stappen vooruit denkt.
Het is een uitdaging om een partner te vinden die niet alleen de waardepropositie kan verfijnen, maar ook het concept kan valideren, het nieuwe platform kan bouwen én de overgang naar een nieuwe cloudomgeving kan begeleiden.
ucentri maak een uitstekende brug tussen organisatie en IT. Het team bekijkt mijn project vanuit verschillende invalshoeken, wat hun aanpak echt waardevol maakt.
Stap 3 van de route8 min lezenbijgewerkt
Processen automatiseren via integraties
Losse systemen, handmatige overdrachten en kwetsbare maatwerkkoppelingen maken groei onnodig complex. Wij helpen mkb-organisaties bij het ontwerpen, ontwikkelen en beheren van een eigen integratielandschap. Daarmee verbinden we onder andere ERP, CRM, WMS, financiële software, webshops, data-platformen en maatwerkapplicaties in één beheersbare integratielaag.
Zo ontstaat geen verzameling losse koppelingen, maar een schaalbaar digitaal fundament waarin data betrouwbaar wordt uitgewisseld, processen automatisch worden aangestuurd en nieuwe systemen eenvoudiger kunnen worden toegevoegd.
Een integratielandschap, ook wel middleware of integratieplatform genoemd, vormt de centrale verbindingslaag tussen de verschillende systemen binnen je organisatie.
In plaats van ieder systeem rechtstreeks aan meerdere andere systemen te koppelen, lopen gegevensstromen en procesacties via één centrale integratielaag. Hier wordt vastgelegd welke informatie wordt uitgewisseld, welke controles moeten plaatsvinden en welke vervolgstappen automatisch worden uitgevoerd.
Met een eigen integratielandschap blijven de architectuur, integratielogica, documentatie en monitoring onder jouw regie. Daardoor ben je minder afhankelijk van losse koppelingen en de werkwijze van individuele softwareleveranciers.
Er zijn grofweg drie manieren om systemen te laten samenwerken, en elk past bij een andere situatie.
Losse koppelingen tussen systemen
Elk systeem wordt rechtstreeks aan een ander gekoppeld, vaak door de leverancier van een van beide. Voor één of twee koppelingen is dat snel en overzichtelijk. Bij meer systemen ontstaat een web dat niemand overziet: elke koppeling heeft een eigen beheerder en een eigen manier van loggen, of geen, en wie één systeem vervangt moet meerdere koppelingen opnieuw bouwen.
Een iPaaS
Een integratieplatform als dienst, zoals Boomi, MuleSoft, Workato, Make of n8n, levert kant-en-klare connectoren en een omgeving om stromen in te bouwen. Bij veel brede koppelingen met standaardstromen ben je daar snel mee. Kijk wel naar het prijsmodel over meerdere jaren, en naar de vraag of het platform past bij de omvang van je organisatie: een zwaar enterpriseplatform bij een mkb-bedrijf levert vaak een systeem op dat intern niemand echt begrijpt.
Een eigen integratielaag
Een lichte middleware in je eigen cloudomgeving, met centrale logging en monitoring en zonder licentie per connector. De integratielogica, de code en de documentatie blijven van jou. Bij een beperkt aantal diepe koppelingen is dat over de levensduur vaak voordeliger, en je bent niet afhankelijk van de roadmap van een platformleverancier.
Welke past, hangt af van het aantal systemen, hoe diep de koppelingen gaan, en hoeveel je zelf wilt blijven begrijpen van je eigen landschap.
Wanneer koppelingen volledig door verschillende leveranciers worden beheerd, ontstaat al snel een versnipperd IT-landschap. Iedere leverancier werkt met een eigen planning, techniek en verantwoordelijkheid. Bij storingen of wijzigingen is daardoor niet altijd direct duidelijk wie actie moet ondernemen.
Met een centraal integratielandschap wordt de systeemoverstijgende proceslogica op één plek beheerd. Je organisatie krijgt meer grip op:
- welke systemen gegevens met elkaar uitwisselen;
- welke applicatie eigenaar is van bepaalde data;
- welke controles en bedrijfsregels worden toegepast;
- waar automatiseringen worden gestart;
- wie toegang heeft tot gegevens en integraties;
- hoe wijzigingen en incidenten worden opgevolgd.
Hierdoor kun je sneller inspelen op veranderingen in processen, systemen en klantbehoeften.
Een professioneel integratielandschap maakt gegevensstromen zichtbaar en controleerbaar. Via centrale logging, monitoring en waarschuwingen is te volgen of data correct wordt verwerkt en waar eventuele fouten ontstaan.
Je ziet bijvoorbeeld of:
- een order correct van de webshop naar het ERP-systeem is verzonden;
- klantgegevens goed zijn bijgewerkt in CRM;
- een factuur succesvol is verwerkt;
- voorraadgegevens actueel zijn doorgegeven;
- een workflow is vastgelopen;
- een extern systeem tijdelijk niet beschikbaar is.
Hierdoor hoeven medewerkers niet achteraf in verschillende systemen te zoeken naar de oorzaak van een probleem. Afwijkingen worden sneller zichtbaar en kunnen gericht worden opgelost.
Wanneer gegevensstromen centraal worden bewaakt, kunnen storingen sneller worden gesignaleerd en afgehandeld. Berichten die tijdelijk niet kunnen worden verwerkt, kunnen veilig worden bewaard en later opnieuw worden aangeboden.
Dat voorkomt dat informatie ongemerkt verloren gaat of dat medewerkers transacties handmatig opnieuw moeten invoeren. Het resultaat is een betrouwbaarder IT-landschap met minder verstoringen in belangrijke bedrijfsprocessen.
Voor organisaties die afhankelijk zijn van actuele orders, voorraad, klantgegevens, werkbonnen of financiële transacties is deze controle essentieel voor de dagelijkse continuïteit.
Veel handmatig werk ontstaat niet doordat een systeem iets niet kan, maar doordat systemen onvoldoende met elkaar samenwerken. Medewerkers kopiëren gegevens tussen applicaties, versturen interne e-mails, controleren spreadsheets of houden zelf bij welke vervolgstap nodig is.
Middleware neemt deze overdrachten over. Een gebeurtenis in het ene systeem kan automatisch een proces in een ander systeem starten. Denk aan:
- een nieuwe webshoporder die automatisch naar ERP en WMS gaat;
- een gewijzigde kredietstatus die direct zichtbaar wordt in CRM;
- een afgeronde werkorder die de facturatie activeert;
- een nieuwe medewerker die automatisch toegang krijgt tot de juiste applicaties;
- een afwijkende factuur die naar een controleworkflow wordt gestuurd;
- nieuwe klant- of orderdata die beschikbaar komt voor rapportages.
Medewerkers hoeven hierdoor minder systemen handmatig bij te houden en kunnen zich richten op uitzonderingen, klantcontact en inhoudelijke besluitvorming.
Rechtstreekse point-to-pointkoppelingen maken organisaties vaak afhankelijk van specifieke software. Wanneer één systeem wordt vervangen, moeten meerdere koppelingen en automatiseringen opnieuw worden gebouwd.
Met een centrale middlewarelaag wordt de proceslogica zoveel mogelijk losgekoppeld van individuele applicaties. Bij een toekomstige vervanging hoeft vooral de aansluiting op het nieuwe systeem te worden aangepast. Bestaande gegevensstromen, controles, workflows en rapportages kunnen grotendeels behouden blijven.
Dit maakt het eenvoudiger om:
- een nieuw ERP-, CRM- of WMS-systeem te implementeren;
- aanvullende applicaties toe te voegen;
- verouderde software gecontroleerd uit te faseren;
- een nieuwe vestiging of bedrijfsovername aan te sluiten;
- processen stapsgewijs te verbeteren zonder een grote ‘big bang’.
Iedere nieuwe integratie versterkt zo het bestaande fundament.
Goede rapportages en AI-workflows beginnen met betrouwbare data en stabiele processen. Wanneer definities per systeem verschillen of gegevens handmatig worden overgezet, ontstaat geen consistente informatiebasis.
Het integratielandschap zorgt ervoor dat gegevens gecontroleerd worden verzameld en beschikbaar komen voor een centraal datawarehouse, lakehouse of BI-platform. Hierdoor kunnen dashboards worden gevoed met actuele en herleidbare informatie.
Dezelfde integratielaag kan later worden gebruikt om AI-workflows veilig in bestaande processen op te nemen. AI kan dan bijvoorbeeld documenten beoordelen, afwijkingen herkennen of voorstellen voorbereiden, terwijl controles en menselijke besluitvorming onderdeel blijven van de workflow.
ucentri helpt bij zowel de technische ontwikkeling als de bedrijfsmatige inrichting van het integratielandschap. We beginnen niet direct met het bouwen van zoveel mogelijk koppelingen, maar brengen eerst de systemen, gegevensstromen, procesknelpunten en verantwoordelijkheden in kaart.
Vervolgens ontwikkelen we het landschap gefaseerd:
- Architectuur en integratieprioriteiten bepalen.
- Het cloud- en middlewarefundament inrichten.
- De belangrijkste systemen en processen koppelen.
- Monitoring, beveiliging en foutafhandeling toevoegen.
- Gegevens beschikbaar maken voor BI en rapportage.
- Het landschap beheren, optimaliseren en uitbreiden met nieuwe workflows.
Zo ontstaat stap voor stap aantoonbare bedrijfswaarde, zonder dat het volledige IT-landschap in één keer hoeft te worden vervangen.
We bouwen in sprints van twee weken. Aan het begin van elke sprint plannen we de belangrijkste user stories, aan het einde staat er een werkend onderdeel. Omdat we per sprint meten hoeveel er is opgeleverd, weet je na een paar sprints wat de volgende functie ongeveer gaat kosten — op basis van wat er echt gebeurt, niet op basis van een schatting van voor het project.
Na de livegang kan een vast beheerteam het landschap bewaken, storingen oppakken en nieuwe koppelingen toevoegen, met een solution architect die de samenhang in de gaten houdt.
Een eigen integratielandschap geeft je organisatie meer regie over data, processen en automatisering. Je vermindert handmatig werk, ontdekt problemen eerder en voorkomt dat toekomstige systeemveranderingen opnieuw uitgroeien tot grote en risicovolle IT-projecten.
ucentri helpt je om van losse systemen één samenwerkend digitaal landschap te maken: beheersbaar, schaalbaar en voorbereid op verdere automatisering, data-analyse en AI.
Benieuwd welke systemen en processen binnen jouw organisatie als eerste gekoppeld kunnen worden? Neem contact op met ucentri voor een analyse van je huidige IT- en integratielandschap.
Wat is middleware?
Middleware is software die verschillende applicaties, databronnen en bedrijfsprocessen met elkaar verbindt. De middleware zorgt dat gegevens op het juiste moment, in het juiste formaat en volgens de juiste bedrijfsregels worden uitgewisseld.
Wanneer heeft een mkb-organisatie middleware nodig?
Middleware wordt interessant wanneer meerdere belangrijke systemen gegevens met elkaar moeten delen, medewerkers informatie handmatig overzetten of bestaande koppelingen moeilijk te beheren zijn. Ook bij groei, systeemvervanging, overnames en verdere automatisering is een centrale integratielaag waardevol.
Wat is het verschil tussen een API en middleware?
Een API is een technische toegang waarmee systemen informatie kunnen opvragen of aanbieden. Middleware gebruikt deze API’s om volledige gegevensstromen en bedrijfsprocessen te organiseren, controleren en bewaken.
Moeten bestaande systemen worden vervangen?
Meestal niet. Middleware is juist bedoeld om bestaande en nieuwe systemen gecontroleerd met elkaar te laten samenwerken. Het integratielandschap kan gefaseerd worden opgebouwd rond de applicaties die al worden gebruikt.
Blijft het integratielandschap eigendom van onze organisatie?
Dat hangt af van de gekozen afspraken en inrichting. ucentri adviseert om de cloudomgeving, broncode, documentatie, toegangsrechten en integratielogica zoveel mogelijk onder regie van de klant te plaatsen. Zo blijft de organisatie flexibel en wordt ongewenste leveranciersafhankelijkheid beperkt.
Wat is het verschil tussen middleware en een iPaaS?
Middleware is de verbindingslaag tussen je systemen. Een iPaaS is een manier om die laag af te nemen: als platform van een leverancier, met kant-en-klare connectoren en een abonnement. Een eigen middleware draait in je eigen cloudomgeving. Het verschil zit in wie het platform bezit, hoe de kosten zich over de jaren ontwikkelen en hoe afhankelijk je wordt van één leverancier.
