AI-workflows waar integraties stoppen
Zo werkt deze stap
Zet AI in en automatiseer processen met ongestructureerde data, zoals taal, beeld en moeilijk voorspelbare variabelen. Altijd onder toezicht van jullie mensen!
Een onafhankelijke, out-of-the-box denkende, meedenkende en flexibele partij die complexe vraagstukken op het gebied van digitalisering gestructureerd oplost.
Fletcher Hotels
1AI-kansen prioriteren
We vertalen de AI verbeterkansen uit stap 1 naar concrete AI-workflows en bepalen welke werkzaamheden de meeste waarde opleveren om met AI te versnellen.
Procesmap met kansen voor LLM’s
Geprioriteerde AI-kansen
2AI-workflows ontwerpen
We ontwerpen hoe de AI-workflow werkt: welke trigger start het proces, welke data wordt gebruikt, welke taak AI uitvoert en waar de output naartoe gaat.
Technisch ontwerp van trigger tot output
Workflowontwerp
3AI-workflows bouwen
We bouwen AI-workflows met de koppelingen vanuit jullie eigen integratieplatform. Zo ontstaat een schaalbare basis, waarin AI beheersbaar blijft in kosten en onderhoud.
AI-workflow gebouwd op jullie middleware
Werkende AI-workflow, taken in UFRAIM
4Mensen betrekken op het juiste moment
We richten menselijke controle, goedkeuring en feedback in, zodat AI versnelt maar belangrijke beslissingen altijd onder toezicht blijven.
Team, leden en beslismomenten ingericht in UFRAIM
Context
Mail van een vaste klant: 40 stuks, levering vrijdag. Voorraad is voldoende, afleveradres is nieuw.
Voorstel
Order aanmaken in het ERP en het nieuwe adres toevoegen aan de klant.
Goedkeuringstaak in UFRAIM
Werkwijze
Eén vast gezicht, een eigen team
Je werkt met één vaste collega die de regie houdt over planning, partijen en keuzes. Om die collega heen staat een team met de specialismen die deze stap vraagt.
AI engineer
Backend
Data engineer
Voor
Het team samengesteld
We kijken wat deze stap vraagt en stellen het team samen: je vaste begeleider en de specialisten die daarbij horen.
Tijdens
Eén aanspreekpunt, specialisten erbij
Je vaste begeleider houdt het overzicht. De specialisten schuiven aan waar hun vak nodig is, zonder dat jij tussen mensen hoeft te schakelen.
Na
Je begeleider gaat mee
Vraagt de volgende stap andere specialisten, dan blijft je begeleider dezelfde. Wie je bedrijf al kent, gaat met je mee.
Plan een kennismakingWat klanten zeggen
Een onafhankelijke, out-of-the-box denkende, meedenkende en flexibele partij die complexe vraagstukken op het gebied van digitalisering gestructureerd oplost.
De brug tussen organisatie en IT wordt heel goed gemaakt door het team. ucentri is de club die vanuit meerdere hoeken naar mijn gehele IT landschap en operatie kijkt.
Succesvol samengewerkt met het team van ucentri. Het redesign van onze UI obv onderzoek naar specifieke marktsegmenten en userprofielen in nauwe samenwerking met ons development team met het gewenste resultaat!
ucentri kent de markt, vergelijkt leveranciers objectief en hielp ons de systemen te kiezen die echt bij InnStyle passen.
ucentri maak een uitstekende brug tussen organisatie en IT. Het team bekijkt mijn project vanuit verschillende invalshoeken, wat hun aanpak echt waardevol maakt.
ucentri heeft ons enorm geholpen om de juiste ERP- en WMS-keuze te maken. Ook tijdens de implementatie ontzorgen ze ons met hun ervaring en onafhankelijke blik.
ucentri bracht structuur in een complex ERP- en CRM-selectieproces. Hun aanpak was onafhankelijk, praktisch en prettig kritisch. Daardoor kunnen we met vertrouwen de juiste keuze maken.
ucentri begeleidt ons bedrijf door het hele proces. Ik ben volledig ontzorgd en heb altijd vertrouwen dat het team 5 stappen vooruit denkt.
Het is een uitdaging om een partner te vinden die niet alleen de waardepropositie kan verfijnen, maar ook het concept kan valideren, het nieuwe platform kan bouwen én de overgang naar een nieuwe cloudomgeving kan begeleiden.
Stap 4 van de route8 min lezenbijgewerkt
AI-workflows waar integraties stoppen
Losse AI-tools en losse AI-agents kunnen handig zijn, maar maken een organisatie niet automatisch schaalbaar. Echte waarde ontstaat pas wanneer AI onderdeel wordt van je bedrijfsprocessen.
ucentri helpt mkb-organisaties met het ontwerpen, bouwen en beheren van AI-workflows: slimme automatiseringen waarin AI, bedrijfsdata, systeemintegraties en menselijke controle samenkomen. Zo automatiseer je niet alleen losse taken, maar werk je stap voor stap toe naar een organisatie die minder afhankelijk is van handmatig werk, losse kennis en operationele drukte.
Een AI-workflow is een geautomatiseerd bedrijfsproces waarin AI een duidelijke rol krijgt binnen een vaste processtructuur. De workflow start bijvoorbeeld door een e-mail, ticket, document, order, factuur, klantvraag of geplande controle.
Daarna haalt de workflow automatisch informatie op uit de juiste systemen, laat AI een analyse of conceptactie uitvoeren, voert controles uit en zet de volgende stap in het proces. Waar nodig wordt een medewerker betrokken voor beoordeling, feedback of goedkeuring.
Een AI-workflow bestaat meestal uit:
- een duidelijke trigger;
- toegang tot de juiste bedrijfsdata;
- integraties met bestaande systemen;
- AI-stappen voor analyse, classificatie of generatie;
- beslisregels en controles;
- menselijke goedkeuring waar nodig via bijvoorbeeld UFRAIM;
- automatische terugkoppeling naar systemen;
- logging en monitoring.
Hierdoor wordt AI geen los experiment, maar een beheersbaar onderdeel van de dagelijkse operatie.
Veel organisaties starten met losse AI-agents: een agent die e-mails beantwoordt, documenten samenvat of data opzoekt. Dat kan waardevol zijn, maar blijft vaak beperkt tot één taak of één medewerker.
Het risico is dat er allemaal losse AI-oplossingen ontstaan zonder duidelijke procesregie, controle of integratie met de rest van het IT-landschap.
AI-workflows werken anders. Een workflow organiseert het volledige proces rondom de AI-agent. De agent voert één of meerdere slimme taken uit, maar de workflow bepaalt wanneer dat gebeurt, welke data gebruikt mag worden, welke controles nodig zijn en welke systemen worden bijgewerkt.
Daarmee verschuift de waarde van “AI die iets kan” naar “AI die werk uit de organisatie haalt”.
De grootste winst van AI zit niet in het sneller schrijven van een tekst of het samenvatten van een document. De echte winst ontstaat wanneer terugkerende bedrijfsprocessen structureel worden geautomatiseerd.
Denk aan processen zoals:
- klantvragen classificeren en beantwoorden;
- inkomende facturen controleren;
- orders vergelijken met inkoopafspraken;
- documenten beoordelen op volledigheid;
- tickets routeren naar de juiste afdeling;
- klantdata verrijken in CRM;
- offertes voorbereiden;
- contracten analyseren;
- afwijkingen signaleren;
- rapportages voorbereiden;
- opvolgtaken aanmaken voor medewerkers.
Door deze processen stap voor stap te automatiseren, ontstaat een organisatie die kan groeien zonder dat iedere extra klant, order of vraag automatisch leidt tot evenveel extra handmatig werk.
Niet ieder proces moet volledig automatisch worden afgehandeld. Zeker bij klantcommunicatie, financiële beslissingen, uitzonderingen of gevoelige informatie blijft menselijke controle belangrijk.
Daarom ontwerpen wij AI-workflows met human-in-the-loop momenten. De AI kan bijvoorbeeld een antwoord voorbereiden, gegevens controleren of een voorstel doen. Een medewerker beoordeelt vervolgens het resultaat, past het aan of keurt het goed.
AI blijft een voorspellend model, en er zijn drie redenen om op een bepaald moment een mens in te schakelen. Context: niet elke uitzondering staat in de data. Onzekerheid: soms is de AI te onzeker om zelf te beslissen. En verantwoordelijkheid: sommige beslissingen wil je bewust bij een mens laten.
Het patroon is steeds hetzelfde. De AI voert de workflow uit tot er een beslissing of input nodig is. Dan maakt UFRAIM een taak aan voor de juiste medewerker, met de context en het voorstel erbij. Die past aan, keurt goed, wijst af of geeft feedback, en de workflow gaat verder — of doet een nieuwe ronde met wat de medewerker heeft teruggegeven.
Via ons platform UFRAIM kunnen medewerkers precies zien:
- welke taak de AI heeft uitgevoerd;
- welke informatie is gebruikt;
- waar de AI om goedkeuring vraagt;
- welke actie hierna wordt uitgevoerd;
- hoe feedback kan worden gegeven;
- welke taken afgerond of hersteld moeten worden.
Zo combineer je de snelheid van AI met de kwaliteit, verantwoordelijkheid en context van mensen.
Een AI-workflow is pas echt waardevol wanneer deze kan samenwerken met je bestaande systemen. Daarom bouwen wij AI-workflows niet los van het IT-landschap, maar juist erbovenop.
We koppelen AI-workflows aan systemen zoals ERP, CRM, WMS, boekhouding, mailboxen, SharePoint, Zendesk, Teams, datawarehouses en andere bedrijfssystemen.
De workflow kan daardoor informatie ophalen, combineren, verwerken en weer terugschrijven naar de juiste plek. Bijvoorbeeld: een klantvraag komt binnen in Zendesk, AI zoekt de juiste orderinformatie op, stelt een antwoord op, vraagt goedkeuring aan een medewerker en werkt daarna automatisch het ticket bij.
Dit maakt AI concreet, meetbaar en direct toepasbaar in de operatie.
Het is verleidelijk om een taalmodel alles te laten doen, ook complete rapportages. Dat is in de praktijk duurder en minder nauwkeurig dan nodig. Cijfers en KPI's horen in een datawarehouse of BI-omgeving, waar ze volgens vaste definities worden berekend. Een taalmodel is sterk in wat daarna komt: uitleggen wat de cijfers betekenen, welke acties logisch zijn en welke inzichten eruit volgen.
Dezelfde verdeling geldt breder. Waar een vaste regel volstaat, is een integratie beter dan AI: goedkoper, voorspelbaar en makkelijk te controleren. AI komt in beeld waar de regels ophouden — bij e-mails, documenten, foto's en vragen die elke keer anders zijn.
Klantvragen automatisch voorbereiden
Een klant stelt een vraag via e-mail of ticketsysteem. De AI-workflow herkent het onderwerp, zoekt relevante klant-, order- of documentinformatie op en stelt een conceptantwoord op. Een medewerker keurt het antwoord goed, waarna het systeem het ticket automatisch bijwerkt.
Facturen controleren
Een inkomende factuur wordt automatisch gelezen en vergeleken met ordergegevens, leveranciersafspraken of budgetten. Alleen afwijkingen worden doorgestuurd naar een medewerker.
Orderverwerking automatiseren
De AI leest binnenkomende ordermails, zet ze om naar een order en voert die in het ordersysteem in. Bij onduidelijkheid vraagt de workflow per e-mail door, en de klant krijgt automatisch een bevestiging. Zo automatiseerde groothandel SALO de orderverwerking.
Documenten beoordelen
AI controleert of documenten compleet zijn, vergelijkt informatie met interne regels en signaleert ontbrekende of afwijkende gegevens.
CRM opvolging automatiseren
De workflow analyseert klantgedrag, omzet, openstaande taken of gemiste productcategorieën en maakt automatisch opvolgacties aan voor accountmanagers.
Inkoopmarges bewaken
De AI bewaakt de inkoopmarges en stelt alternatieven voor. Een inkoper weegt de commerciële en strategische keuze. De workflow past de inkooporder aan op basis van dat besluit.
Spoedleveringen inplannen
De AI weegt een verzoek om de planning aan te passen en doet een voorstel. Een planner controleert of wijzigt het. De workflow verwerkt de nieuwe planning en de stappen die daarop volgen.
Voorstellen opstellen
De AI ontvangt de input, controleert of alle informatie er is en stelt een voorstel op. Een medewerker vult aan wat ontbreekt en geeft feedback. De workflow verstuurt het voorstel naar de klant.
Per werkproces beginnen we met een workshop langs vier vragen: waar gaat de meeste tijd naartoe, hoe ziet het proces er stap voor stap uit, waar liggen de kansen voor AI, en welke kans levert het meeste op. Daaruit kiezen we de eerste workflow.
Die bouwen we uit tot hij productieklaar is, op de koppelingen van je eigen integratieplatform. In UFRAIM maken we teams die aansluiten bij je organisatie, en koppelen we de workflow aan de mensen die ermee gaan werken. Daarna volgt de volgende workflow, en die bouwt voort op wat er al staat.
AI in bedrijfsprocessen vraagt om meer dan een goed promptje. Daarom ontwerpen we AI-workflows met aandacht voor beveiliging, rechten, datagebruik en controle.
Wij werken met principes zoals:
- rolgebaseerde toegang;
- least privilege;
- veilige opslag van API-sleutels;
- logging van workflowstappen;
- duidelijke menselijke goedkeuring;
- gestructureerde input;
- beheerbare prompts;
- foutafhandeling en herstelmogelijkheden.
Zo wordt AI geen black box, maar een gecontroleerd onderdeel van je organisatie.
AI-workflows helpen organisaties om structureel minder afhankelijk te worden van handmatig werk. Niet door mensen te vervangen, maar door repetitieve taken, zoekwerk, controles en overdrachten slimmer te organiseren.
Iedere workflow die goed wordt ingericht, wordt een bouwsteen voor verdere automatisering. Zo ontstaat stap voor stap een schaalbaar bedrijf waarin medewerkers meer tijd hebben voor klanten, uitzonderingen, advies en kwaliteit.
ucentri helpt je om AI praktisch toe te passen in echte bedrijfsprocessen. Niet als losse tool, maar als onderdeel van een toekomstbestendig digitaal landschap.
Wil je ontdekken welke bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie geschikt zijn voor AI-workflows?
ucentri helpt je met het identificeren, ontwerpen, bouwen en beheren van AI-workflows die direct waarde toevoegen aan je operatie.
Samen maken we van AI geen experiment, maar een schaalbare manier van werken.
Wat is het verschil tussen een AI-agent en een AI-workflow?
Een AI-agent voert een slimme taak uit, zoals analyseren, schrijven, classificeren of informatie ophalen. Een AI-workflow organiseert het volledige proces rondom die taak. De workflow bepaalt wanneer de agent wordt ingezet, welke data gebruikt wordt, welke controles nodig zijn en welke systemen worden bijgewerkt.
Waarom zijn AI-workflows belangrijk voor het mkb?
mkb-organisaties hebben vaak veel terugkerende processen, maar beperkte capaciteit om alles handmatig te blijven uitvoeren. AI-workflows helpen om repeterend werk te verminderen, fouten te beperken en groei mogelijk te maken zonder dat de organisatie lineair hoeft mee te groeien in personeelsuren.
Kunnen AI-workflows samenwerken met onze bestaande systemen?
Ja. AI-workflows worden juist waardevol wanneer ze gekoppeld zijn aan bestaande systemen zoals ERP, CRM, WMS, mailboxen, SharePoint, boekhouding, ticketsystemen en datawarehouses.
Moet alles volledig automatisch?
Nee. In veel processen is menselijke controle juist belangrijk. Daarom bouwen wij AI-workflows met human-in-the-loop momenten, waarbij medewerkers beoordelen, aanpassen of goedkeuren voordat een actie definitief wordt uitgevoerd.
Waar begin je met AI-workflows?
Begin met één concreet werkproces waar veel tijd verloren gaat of veel handmatig werk plaatsvindt. Vanuit daar kan de eerste workflow worden ontworpen, getest en opgeschaald.
