Systemen selecteren en implementeren
Zo werkt deze stap
Selecteer en implementeer systemen met ons als objectieve partner die door salesverhalen heen prikt, leveranciers scherp vergelijkt en zowel functioneel als technisch oordeelt.
ucentri heeft ons enorm geholpen om de juiste ERP- en WMS-keuze te maken. Ook tijdens de implementatie ontzorgen ze ons met hun ervaring en onafhankelijke blik.
Van Os Imports
1Systeemeisen duidelijk
We bepalen per systeem de belangrijkste eisen en benodigde koppelingen. Zo selecteren we gericht nieuwe systemen en bereiden we bestaande systemen voor op verdere automatisering.
Per systeem eisen en koppelingen opgehaald
Eisenlijst per systeem
2Kansrijke leveranciers geselecteerd
Met de systeemeisen als basis bepalen we welke leveranciers echt passen. Via longlist- en shortlistvalidaties selecteren we passende systemen, zoals ERP, CRM, WMS, boekhoudsoftware, TMS, PIM en andere bedrijfskritische systemen.
Van longlist naar drie kansrijke leveranciers
Volgende stap: demo’s en offertes
Shortlist leveranciers
3Prijs-kwaliteit onderbouwd
We begeleiden demo's en beoordelen offertes op inhoud, aanpak, kosten en voorwaarden. Zo kiezen jullie het juiste systeem én systemen met een sterke prijs-kwaliteitverhouding.
Demo’s en offertes naast elkaar beoordeeld
Leveranciersvergelijking
4Implementatie onder controle
We sturen de implementatie aan en bewaken dat leveranciers leveren wat is afgesproken. Parallel starten we met stap 3: processen automatiseren via integraties.
Leveranciers, planning en afspraken onder regie
Bewaking van afspraken met leveranciers
Werkwijze
Eén vast gezicht, een eigen team
Je werkt met één vaste collega die de regie houdt over planning, partijen en keuzes. Om die collega heen staat een team met de specialismen die deze stap vraagt.
Architect
Data engineer
Backend
Voor
Het team samengesteld
We kijken wat deze stap vraagt en stellen het team samen: je vaste begeleider en de specialisten die daarbij horen.
Tijdens
Eén aanspreekpunt, specialisten erbij
Je vaste begeleider houdt het overzicht. De specialisten schuiven aan waar hun vak nodig is, zonder dat jij tussen mensen hoeft te schakelen.
Na
Je begeleider gaat mee
Vraagt de volgende stap andere specialisten, dan blijft je begeleider dezelfde. Wie je bedrijf al kent, gaat met je mee.
Plan een kennismakingWat klanten zeggen
ucentri heeft ons enorm geholpen om de juiste ERP- en WMS-keuze te maken. Ook tijdens de implementatie ontzorgen ze ons met hun ervaring en onafhankelijke blik.
ucentri bracht structuur in een complex ERP- en CRM-selectieproces. Hun aanpak was onafhankelijk, praktisch en prettig kritisch. Daardoor kunnen we met vertrouwen de juiste keuze maken.
ucentri kent de markt, vergelijkt leveranciers objectief en hielp ons de systemen te kiezen die echt bij InnStyle passen.
De brug tussen organisatie en IT wordt heel goed gemaakt door het team. ucentri is de club die vanuit meerdere hoeken naar mijn gehele IT landschap en operatie kijkt.
Succesvol samengewerkt met het team van ucentri. Het redesign van onze UI obv onderzoek naar specifieke marktsegmenten en userprofielen in nauwe samenwerking met ons development team met het gewenste resultaat!
ucentri begeleidt ons bedrijf door het hele proces. Ik ben volledig ontzorgd en heb altijd vertrouwen dat het team 5 stappen vooruit denkt.
Het is een uitdaging om een partner te vinden die niet alleen de waardepropositie kan verfijnen, maar ook het concept kan valideren, het nieuwe platform kan bouwen én de overgang naar een nieuwe cloudomgeving kan begeleiden.
ucentri maak een uitstekende brug tussen organisatie en IT. Het team bekijkt mijn project vanuit verschillende invalshoeken, wat hun aanpak echt waardevol maakt.
Een onafhankelijke, out-of-the-box denkende, meedenkende en flexibele partij die complexe vraagstukken op het gebied van digitalisering gestructureerd oplost.
Stap 2 van de route6 min lezenbijgewerkt
Systemen selecteren en implementeren
Door te beginnen bij je eigen processen en niet bij een lijst met bekende merken. Je vertaalt knelpunten en groeidoelen naar eisen, laat leveranciers per eis aangeven of ze die standaard, via configuratie of alleen met maatwerk invullen, en toetst ze op scenario's uit je eigen praktijk. Daarna vergelijk je de totale kosten over meerdere jaren, niet alleen de licentie.
Een nieuw ERP-, CRM- of WMS-systeem moet aansluiten op je processen, je mensen, je data, de applicaties die er al staan en je groeiplannen. Daarom begeleiden we het hele traject: van de eisen en de vergelijking van leveranciers tot implementatie, integraties, datamigratie en livegang.
Veel mkb-bedrijven groeien jarenlang met losse applicaties, Excel-bestanden en handmatige koppelingen. Op een gegeven moment ontstaan dubbele invoer, foutgevoelige processen en te weinig zicht op klanten, orders, voorraad, projecten of service. Dan is een nieuw systeem vaak nodig — maar alleen als vooraf scherp is wat het moet oplossen.
We ondersteunen onder andere bij de selectie en implementatie van:
- ERP- en financiële systemen
- CRM- en salesplatformen
- WMS- en logistieke systemen
- EAM- en field-service-managementsystemen
- plannings-, service- en projectmanagementsoftware
- PIM-, data- en BI-oplossingen
Samen met je medewerkers vertalen we knelpunten, verbeterkansen en groeidoelen naar een requirementsdocument en beoordelingscriteria. De bestaande architectuur en het overzicht van verbeterkansen uit de eerste stap vormen daarbij het fundament. Daarmee wordt elke leverancier op dezelfde manier beoordeeld, op drie onderdelen.
Functionele fit
Ondersteunt het systeem de belangrijkste processen standaard, via configuratie, of alleen met maatwerk?
Technische fit
Past de oplossing in het IT-landschap dat je voor ogen hebt, en zijn data, API's en integratiemogelijkheden goed geregeld?
Commerciële fit
Zijn licenties, implementatiekosten, support, contractvoorwaarden en toekomstige uitbreidingen duidelijk en beheersbaar?
Voor de longlist kiezen we leveranciers die in potentie passen bij je functionele, technische en organisatorische uitgangspunten. Met die partijen voeren we inhoudelijke sessies over de eisen, de architectuurprincipes en wat er gekoppeld moet worden. Daaruit volgt een fit/gap-analyse van geschiktheid, volwassenheid en risico's, en daarmee de shortlist.
De shortlist krijgt een uitvraag. Daarin geeft elke leverancier per eis aan of die standaard wordt ondersteund, via configuratie, via maatwerk, via een oplossing van derden, of niet. Dat maakt antwoorden vergelijkbaar die anders allemaal "ja" zouden luiden.
Leveranciers demonstreren hun software vervolgens aan de hand van vijftien tot vijfentwintig scenario's uit je eigen organisatie, gebaseerd op je belangrijkste processen en knelpunten. Zo zie je hoe het systeem jouw werk doet, en niet alleen waar het goed in is.
De laatste ronde is een uitvraag naar de implementatie zelf: de visie, de fasering, wie er op het project komt, de randvoorwaarden, de risico's en hoe de prijs is opgebouwd. Die documenten sturen we niet weg om daarna op een reactie te wachten. We werken ze samen met de leveranciers uit, zodat de antwoorden concreet worden en we tegelijk de integraties en de planning verder kunnen invullen.
De laagste licentieprijs is niet automatisch de voordeligste keuze. Daarom vergelijken we de totale kosten over meerdere jaren, onder andere op:
- softwarelicenties en hosting
- implementatie en projectmanagement
- configuratie en maatwerk
- datamigratie
- integraties met bestaande systemen
- testen en training
- support en SLA-kosten
- tarieven voor wijzigingen en doorontwikkeling
- contractduur, prijsindexatie en voorwaarden voor meerwerk
We maken ook duidelijk welke bedragen vaststaan en welke een raming zijn. Een implementatie tegen vaste prijs kan alsnog uitzonderingen bevatten, en bij nacalculatie is het eindbudget minder voorspelbaar. In de praktijk zitten de grootste verschillen in de werkelijke investering vaak in wat er níet in de offerte staat: ontbrekende licenties, optionele werkzaamheden, hoge supporttarieven en onduidelijke afspraken over meerwerk.
Na de keuze stopt onze rol niet. We vertalen de gekozen oplossing naar een implementatieplan met fasering, verantwoordelijkheden, afhankelijkheden en mijlpalen. Daarin zitten onder meer:
- inrichting en configuratie van het nieuwe systeem
- opschoning en migratie van bestaande data
- ontwikkeling van koppelingen en datastromen
- testen door key-users
- training en begeleiding van medewerkers
- gefaseerde livegang
- nazorg, optimalisatie en doorontwikkeling
De invoering is gefaseerd: eerst de operationele basis en de meest kritische ketens, daarna stap voor stap uitbreiden en optimaliseren. Zo draait de kern stabiel voordat er iets bijkomt.
Alle koppelingen verzamelen we in één integratiebacklog op het niveau van user stories: welke informatie moet tussen welke systemen worden uitgewisseld, wanneer, en voor welk proces. We stemmen die af met de leveranciers van de systemen die blijven, zoals WMS, PIM of website, zodat de scope per koppeling compleet is.
De backlog prioriteren we op zakelijke impact, technische afhankelijkheden en de planning van de leveranciers. De meest kritische integraties komen als eerste. Daarmee worden koppelingen niet pas tijdens de implementatie ontdekt, maar zitten ze vooraf in scope, planning en budget — en kan het ontwikkelteam er direct mee aan de slag.
Waar het kan kiezen we voor open standaarden en goed gedocumenteerde API's. Dat maakt gegevensuitwisseling eenvoudiger en voorkomt dat je afhankelijk wordt van één leverancier.
- een onderbouwde keuze voor de juiste bedrijfssystemen
- een feitelijke vergelijking van leveranciers en offertes
- inzicht in de totale investering en de terugkerende kosten
- een helder beeld van de contractuele en commerciële risico's
- een geprioriteerde backlog voor integraties en datastromen
- een realistische implementatie- en migratieplanning
Geen adviesrapport dat in een la verdwijnt. We werken samen met je medewerkers, de leveranciers en je bestaande IT-partners, en leggen besluiten, risico's en open punten vast als concrete acties.
Begeleiden jullie zowel de selectie als de implementatie?
Ja. We kunnen het hele traject begeleiden, van eisen en leveranciersselectie tot contractering, implementatie, integraties, testen en livegang. Je kunt ons ook voor één fase inzetten.
Kunnen bestaande systemen blijven?
Dat hangt af van hun technische kwaliteit, hun kosten en hoe goed ze aansluiten op de processen van straks. Een systeem dat goed werkt hoeft niet vervangen te worden. We kijken of het onderdeel kan blijven van het nieuwe landschap en betrouwbaar te koppelen is.
Hoe bepalen jullie welk systeem het beste past?
Aan de hand van je eigen eisen en scenario's uit je eigen praktijk. We vergelijken de functionele dekking, de technische architectuur, de integratiemogelijkheden, de implementatieaanpak, de organisatie van de leverancier, de kosten en de contractvoorwaarden.
Hoe lang duurt een selectietraject?
Dat hangt af van het aantal systemen, processen, vestigingen, gebruikers en koppelingen, en van de kwaliteit van de bestaande data. Om een beeld te geven: in een recent traject voor ERP en CRM kostten selectie, integratiebacklog en implementatieplanning samen twaalf weken. Na een eerste analyse maken we een planning met beslismomenten en mijlpalen.
Verdienen jullie aan de leverancier die wordt gekozen?
Nee. We verkopen geen software en ontvangen geen vergoeding van leveranciers. Daardoor kunnen we elk systeem op dezelfde manier beoordelen, en ook adviseren om een bestaand systeem te houden.
