Een nieuw IT landschap met integratieplatform als fundament

De uitdaging

Visco is een visgroothandel die verse vis verwerkt en levert als gebruiksklaar product. Door de sterke groei van de organisatie nam ook de complexiteit van het IT-landschap toe.

Systemen sloten niet altijd goed op elkaar aan, gegevens werden op verschillende plekken beheerd en medewerkers moesten informatie regelmatig handmatig overzetten. Hierdoor ontstond het risico op fouten, dubbel werk en een toenemende afhankelijkheid van individuele softwareleveranciers.

Visco wilde daarom niet alleen een aantal verouderde systemen vervangen. De ambitie was groter: een stabiel en schaalbaar IT-landschap ontwikkelen waarin systemen goed samenwerken en Visco zelf de regie houdt over haar data, integraties en digitale processen.

Onze aanpak

Vanuit medewerkers en processen naar de juiste IT-keuzes

We zijn gestart bij de dagelijkse praktijk van klanten en medewerkers. Samen met de verschillende afdelingen brachten we de volledige organisatie in kaart: van klantaanvraag en orderverwerking tot planning, logistiek, administratie en rapportage.

In een service blueprint legden we vast hoe processen door de organisatie lopen, welke systemen worden gebruikt en waar medewerkers tegen knelpunten aanlopen. Daarbij stonden steeds drie vragen centraal:

• Hoe verbeteren we de ervaring van klanten?
• Hoe maken we het werk voor medewerkers eenvoudiger?
• Hoe richten we de organisatie efficiënter, stabieler en schaalbaarder in?

De inzichten uit deze analyse zijn vertaald naar concrete functionele en technische requirements voor het toekomstige IT-landschap.

Objectieve selectie van nieuwe bedrijfssystemen

Op basis van de gedefinieerde behoeften hebben we een gestructureerd selectietraject uitgevoerd voor nieuwe software en implementatiepartners.

Leveranciers zijn beoordeeld via Requests for Information, voorstellen, demonstraties en verdiepende gesprekken. Daarbij keken we niet alleen naar functionaliteiten, maar ook naar integratiemogelijkheden, schaalbaarheid, gebruiksvriendelijkheid, implementatieaanpak en de kwaliteit van de samenwerking.

Zo zijn passende oplossingen geselecteerd voor onder andere boekhouding, CRM, HR en planning. De systemen zijn daarmee niet gekozen op basis van losse productpresentaties, maar op basis van de processen en ambities van Visco.

Een eigen integratielandschap als digitaal fundament

Het vervangen van systemen alleen was niet voldoende. Om te voorkomen dat opnieuw een verzameling losse koppelingen zou ontstaan, ontwikkelden we een centraal integratielandschap binnen de eigen cloudomgeving van Visco.

Dit integratielandschap vormt de verbindingslaag tussen de verschillende bedrijfssystemen. Gegevensstromen en proceslogica worden centraal georganiseerd, gecontroleerd en gemonitord. Zo kan bijvoorbeeld een wijziging in het ene systeem automatisch de juiste actie in een ander systeem starten.

Kritieke data wordt via deze centrale integratielaag veilig verwerkt en naar de juiste applicaties doorgestuurd. Logging en monitoring maken zichtbaar of gegevens correct zijn verwerkt en waar eventuele problemen ontstaan. Hierdoor kunnen storingen sneller worden opgespoord en opgelost.

Doordat de cloudomgeving, integraties en data onder regie van Visco blijven, ontstaat minder afhankelijkheid van individuele leveranciers. Ook kunnen systemen in de toekomst eenvoudiger worden toegevoegd of vervangen, zonder dat het volledige IT-landschap opnieuw hoeft te worden opgebouwd.

Een betrouwbare basis voor data, BI en AI

Naast de middleware ontwikkelen we een centrale dataomgeving waarin informatie uit verschillende systemen wordt samengebracht.

Hierdoor kan Visco gegevens uit bijvoorbeeld verkoop, logistiek, planning en finance combineren. Dat vormt de basis voor betrouwbare rapportages, betere besluitvorming en toekomstige toepassingen met business intelligence en AI.

Automatiseringen en datastromen worden zo geen tijdelijke maatwerkoplossingen, maar herbruikbare bouwstenen die het digitale fundament van Visco steeds verder versterken.

Gefaseerde implementatie en aandacht voor adoptie

Nieuwe technologie levert pas waarde op wanneer medewerkers ermee kunnen en willen werken. Daarom begeleiden we Visco niet alleen bij de technische implementatie, maar ook bij de verandering binnen de organisatie.

Nieuwe processen en werkwijzen worden samen met medewerkers ontworpen, getest en stapsgewijs ingevoerd. Dat verkleint de risico’s tijdens de overgang en zorgt ervoor dat de nieuwe systemen daadwerkelijk aansluiten op de dagelijkse praktijk.

Het resultaat

De implementatie is in volle gang. Visco beschikt stap voor stap over een modern en beheersbaar IT-landschap dat is ontworpen rondom de processen en groeidoelstellingen van de organisatie.

Met de geselecteerde bedrijfssystemen, een eigen cloudomgeving en een centrale integratie- en datalaag krijgt Visco:

• meer regie over data en digitale processen;
• minder handmatige gegevensoverdracht;
• beter inzicht in gegevensstromen en storingen;
• minder afhankelijkheid van individuele leveranciers;
• een schaalbare basis voor verdere groei;
• betrouwbare data voor rapportages, BI en AI;
• meer flexibiliteit om systemen later toe te voegen of te vervangen.

Zo bouwt Visco niet alleen aan nieuwe software, maar aan een blijvend digitaal fundament waarmee de organisatie efficiënter kan werken en gecontroleerd kan doorgroeien.

Ook meer grip op je IT-landschap?

Ucentri helpt groeiende organisaties bij het selecteren van bedrijfssystemen en het ontwikkelen van een schaalbaar integratie- en datalandschap. Zo maken we van losse applicaties één samenwerkend digitaal fundament.