AI-workflow automatiseert onboarding bij GoedOpOrde
Voor GoedOpOrde ontwikkelden we een AI-workflow die het onboardingproces voor nieuwe klanten automatiseert. Van het verzamelen van klantgegevens tot het verwerken hiervan in verschillende administratieve systemen: de workflow zorgt ervoor dat informatie automatisch op de juiste plek terechtkomt.
- Systemen gekoppeld
- 5
In het kort
Gegevens vanzelf binnen
Nieuwe klanten krijgen automatisch een verzoek om hun gegevens aan te leveren via een online formulier.
Automatisch gecontroleerd
De aangeleverde gegevens worden gecontroleerd en verwerkt, en het onboardingproces start vanzelf.
Vijf systemen gekoppeld
Exact, Fiscaal Gemak, Zenvoices, Offsoo en Complizy krijgen automatisch de juiste gegevens.
Bestaande software blijft
Geen dubbel invoerwerk en minder kans op fouten, zonder software te vervangen.
Het traject
Van proces tot gekoppelde workflow
Fase 1
Proces in kaart
Fase 2
Online formulier
Fase 3
Automatische controle
Fase 4
Koppelingen met vijf systemen
De uitdaging
Veel handmatige administratie bij elke nieuwe klant
Het onboarden van nieuwe klanten vroeg veel handmatige administratie. Gegevens moesten bij de klant worden opgevraagd en daarna in meerdere systemen apart worden ingevoerd. Dat kostte tijd, gaf dubbel werk en vergrootte de kans op invoerfouten.
GoedOpOrde wilde dit proces zo veel mogelijk automatiseren, zonder de bestaande software te vervangen.
Onze aanpak
Eén workflow die vijf systemen bedient
We brachten eerst het volledige onboardingproces en alle benodigde klantgegevens in kaart. Daarna ontwikkelden we een workflow die het proces stap voor stap automatiseert:
- nieuwe klanten krijgen automatisch een e-mail met het verzoek hun gegevens aan te leveren;
- daarvoor ontwikkelden we een gebruiksvriendelijk online formulier;
- de aangeleverde gegevens worden automatisch gecontroleerd en verwerkt;
- daarna start het onboardingproces automatisch;
- we realiseerden koppelingen met Exact, Fiscaal Gemak, Zenvoices, Offsoo en Complizy;
- zo komen de juiste gegevens automatisch in de verschillende systemen terecht.
Het resultaat
Sneller en foutloos onboarden
GoedOpOrde onboardt nieuwe klanten nu sneller en consistenter. Medewerkers hoeven gegevens niet meer meerdere keren met de hand over te nemen. Dat bespaart tijd en verkleint de kans op fouten, terwijl de bestaande systemen onderdeel van het proces blijven.
Ook veel handwerk bij het onboarden van nieuwe klanten?
Plan een gesprek
