AI verwerkt belastingbrieven bij GreyMen
Voor accountantskantoor GreyMen automatiseren we met AI de verwerking van fysieke belastingbrieven. Brieven worden ingescand, automatisch gelezen en geanalyseerd. De AI herkent om welk type brief het gaat, welke vervolgstappen nodig zijn en wie geïnformeerd moet worden.
In het kort
Brieven gelezen
Ingescande belastingbrieven worden automatisch gelezen, herkend en geanalyseerd.
Vervolgstap bepaald
De workflow bepaalt wat er moet gebeuren en wie het moet weten: de klant, een medewerker of beide.
Eerst gecontroleerd
De communicatie staat klaar ter controle in UFRAIM en wordt pas na goedkeuring verstuurd.
Niets gemist
Minder handwerk en minder kans dat een belangrijke actie over het hoofd wordt gezien.
De uitdaging
Elke brief vraagt een andere actie
Fysieke belastingbrieven moeten zorgvuldig worden gelezen, beoordeeld en doorgestuurd. Per brief verschilt welke actie nodig is, en of de informatie naar de klant, naar een interne medewerker of naar beide moet.
Dat maakt het proces tijdrovend en foutgevoelig, terwijl juist correcte en tijdige verwerking essentieel is.
Onze aanpak
Een AI-workflow van binnenkomst tot opvolging
We ontwikkelden een AI-workflow die de belastingbrieven verwerkt van binnenkomst tot opvolging. De workflow:
- verwerkt ingescande fysieke belastingbrieven;
- leest en analyseert automatisch de inhoud;
- herkent het type brief en het bijbehorende scenario;
- bepaalt welke vervolgstappen nodig zijn;
- bepaalt welke medewerker of klant geïnformeerd moet worden;
- stelt automatisch de benodigde communicatie op;
- legt die ter controle en goedkeuring voor in UFRAIM;
- verstuurt na goedkeuring de juiste communicatie naar de klant, intern of naar beide.
Het resultaat
Minder handwerk, niets over het hoofd gezien
GreyMen heeft minder handwerk bij de verwerking van belastingbrieven, en de kans dat een belangrijke actie wordt gemist is kleiner. Medewerkers hoeven niet elke brief volledig zelf te beoordelen, maar houden via UFRAIM wel de controle over de opvolging.
Ook veel tijd kwijt aan het lezen, beoordelen en doorzetten van documenten?
Plan een gesprek
