Fysieke belastingbrieven moeten zorgvuldig worden gelezen, beoordeeld en doorgestuurd. Per brief verschilt welke actie nodig is en of de informatie naar de klant, een interne medewerker of beide moet worden gestuurd.

Dit maakt het proces tijdrovend en foutgevoelig, terwijl correcte en tijdige verwerking juist essentieel is.

We ontwikkelden een AI-workflow die de belastingbrieven van binnenkomst tot opvolging verwerkt.

Verwerkt ingescande fysieke belastingbrieven

Leest en analyseert automatisch de inhoud

Herkent het type brief en bijbehorende scenario

Bepaalt welke interne medewerker of klant geïnformeerd moet worden

Stelt automatisch de benodigde communicatie op

Legt deze ter controle en goedkeuring voor in Ufraim

Verstuurt na goedkeuring de juiste communicatie naar de klant, intern of naar beide

Greymen vermindert het handmatige werk rondom de verwerking van belastingbrieven en verkleint de kans dat belangrijke acties over het hoofd worden gezien. Medewerkers hoeven niet iedere brief volledig handmatig te beoordelen, maar behouden via Ufraim wel controle over de uiteindelijke opvolging.

Ook veel tijd kwijt aan het lezen, beoordelen en doorzetten van documenten? 

Wij automatiseren documentprocessen met AI, terwijl je medewerkers controle houden over belangrijke beslissingen. 

Neem contact met ons op en ontdek wat we voor jou kunnen betekenen.

Voor accountantskantoor GreyMen automatiseren we met AI de verwerking van fysieke belastingbrieven. Brieven worden ingescand, automatisch gelezen en geanalyseerd. De AI herkent om welk type brief het gaat, welke vervolgstappen nodig zijn en wie geïnformeerd moet worden.

Lees wat onze klanten over ons te vertellen hebben!

Trots op onze reviews!

Neem contact op

We komen graag in contact om te sparren en de waarde van een samenwerking te onderzoeken. Neem contact met ons op en ontdek hoe onze dienst van waarde kan zijn voor jou!

Benieuwd naar jouw mogelijkheden?

Wij ontwerpen en implementeren AI-agents, MCP-architecturen en generatieve UI-protocollen die jouw eigen AI workforce mogelijk maakt.

AI oplossingen

Onze expertises voor het MKB

Kom alles te weten over AI voor jouw bedrijf

Veelgestelde vragen

Ons proces

Een AI workforce voor jou?

Samen identificeren we concrete AI-toepassingen met de meeste impact op jouw bedrijf.

AI use cases

We ontwikkelen een functioneel prototype waarmee je snel waarde en haalbaarheid kunt toetsen.

Proof of Concept

Je AI-agent leert van jouw data – zorgvuldig getraind, veilig geïntegreerd in je bestaande systemen.

Training & integratie

Volledige uitrol van de oplossing, inclusief support, monitoring en schaalbaarheidsstrategie.



Livegang & Opschaling

Waarom AI?

Wat kost het?

Hoe bouwen wij met AI?

Welke uitdagingen zijn er?

AI helpt bij de verwerking van belastingbrieven bij GreyMen

Wij hebben  bestel webapps ontwikkeld voor diverse handelsbedrijven om hun klanten een eenvoudige en efficiënte bestelervaring te bieden, wat resulteert in verbeterde klanttevredenheid, hogere conversie en een gestroomlijnd bestelproces.

De ontwikkelde bestel webapps bevat verschillende functionaliteiten om klanten een naadloze en handige bestelervaring te bieden. De meest voorkomende functionaliteiten zijn:

: Klanten kunnen inloggen op persoonlijke accounts om hun bestelhistorie en favorieten te bekijken, wat zorgt voor een gepersonaliseerde ervaring. 


: De webapp heeft een overzichtelijke productcatalogus met gedetailleerde informatie en afbeeldingen, waardoor klanten snel de gewenste producten kunnen vinden.


: Het bestelproces is intuïtief ontworpen met eenvoudige stappen, waardoor het plaatsen van bestellingen snel en gemakkelijk verloopt.


: Klanten kunnen eenvoudig hun vorige bestellingen raadplegen en gemakkelijk herbestellen.


: Klanten kunnen profiteren van speciale promoties en aanbiedingen om hun bestelwaarde te optimaliseren.


: Automatische meldingen houden klanten op de hoogte van de status van hun bestellingen, zoals bevestiging, verzending en bezorging.


: Een krachtige zoekfunctie helpt klanten snel specifieke producten te vinden, zelfs in een uitgebreid assortiment.

De implementatie van de bestel webapp heeft geleid tot:

Na de lancering van het minimaal werkbaar product hebben we belangrijke KPI's vastgesteld en verbeteringen geïdentificeerd via analytics en kwalitatieve inzichten. Door experimenten hebben we effectieve verbeteringen geïmplementeerd om aan veranderende behoeften te voldoen.

Met deze aanpak hebben we succesvolle bestel webapps gecreëerd voor verschillende handelsbedrijven, waardoor hun klanten een moeiteloze en geoptimaliseerde bestelervaring hebben gekregen.

Verbeter klanttevredenheid en conversie met onze bestel webapp voor handelsbedrijven. Eenvoudig en efficiënt bestellen. 

Wij maken apps waar gebruikers van houden. Onze diverse groep van experts bundelen strategie, ontwerp en ontwikkeling om betaalbare en schaalbare digitale oplossingen te bieden.

Apps 

Kom alles te weten over Apps voor jouw bedrijf

Apps

Ons team bekijkt jouw vraag vanuit zakelijk, technisch en gebruikersperspectief. We zorgen ook voor een soepele implementatie, integratie en opschaling!

De gebruiker centraal

App ontwikkeling Proces

Wij maken digitale innovatie mogelijk voor het MKB

Vanuit trends, jullie ambitie en de behoeften van de eindgebruiker beschrijven we de productvisie voor het beoogde app. De productvisie zal altijd richting geven aan het te ontwikkelen product.

Productvisie 

We willen eerst testen voordat we gaan bouwen. Middels prototypes worden aannames op snelle en realistische wijze getest. Zo maken we de waardepropositie concreet. 

Prototype  

Nu gaan we bouwen! Designs worden getest bij gebruikers waarna het ontwikkelteam werkende functionaliteiten oplevert. 

Minimaal werkbaar product 

We bepalen de belangrijkste groei-KPI's. Middels analytics, kwalitatieve analyse en experimenten bouwen we inzichten op en vinden we mogelijkheden voor verbetering.

Optimalisatie en Groei

Waarom op maat?

Hoe bouwen wij op maat?

Wat zijn de uitdagingen?

Bestel applicatie

Voorraadbeheer gebeurde handmatig, wat kon leiden tot out-of-stock situaties of overvoorraad. De organisaties zochten een betrouwbare en voorspellende oplossing.

Op basis van historische data en seizoensinvloeden optimaliseert de AI-agent bestelmomenten en hoeveelheden.

Realtime inzicht geeft in voorraadniveaus

De werkdruk bij het voorraadbeheer verlaagt

Laat je adviseren door onze AI-experts. Neem contact op voor een demo.

Voor groothandels bouwden we een AI-agent die voorraadniveaus in realtime bewaakt. De agent detecteert lage voorraden en adviseert automatisch wanneer het tijd is om bij te bestellen. Zo blijft de beschikbaarheid hoog en verspilling laag.

AI-agent voor voorraadbeheer

Nieuwe medewerkers kregen te maken met lange handleidingen en onduidelijke procedures. Dit zorgde voor een trage start en veel terugkerende vragen bij HR.

We ontwikkelden een AI onboarding assistant die: 

• Nieuwe medewerkers begeleidt via een interactieve chat

• Antwoord geeft op veelgestelde vragen over tools, processen en collega’s

• Toegang biedt tot beleid, handleidingen en systemen zonder te zoeken 

• Herinneringen stuurt voor verplichte onboardingstappen

• Leert van interacties om steeds relevantere antwoorden te geven

• De zelfstandigheid van nieuwe medewerkers verhoogt

• Zorgt voor een betere eerste indruk en snellere productiviteit

Ook nieuwe collega’s sneller en slimmer laten landen?

Maak kennis met je AI onboarding assistant. Vraag een demo aan.

Voor een organisatie met veel nieuwe instroom ontwikkelden we een AI-agent die het onboardingproces vereenvoudigt en automatiseert. Nieuwe medewerkers krijgen via de agent direct antwoord op hun vragen en worden stap voor stap begeleid in hun eerste weken.

AI-agent als onboarding assistant


InnStyle zocht een gebruiksvriendelijke en schaalbare oplossing die meerdere processen samenbrengt. Denk aan eventadvies, eventregie, planning, inkoop, boekhoudkundig beheer, klantbeheer, API koppelingen en heldere integratiedocumentatie.
De uitdaging zat niet alleen in het vinden van de juiste leverancier, maar vooral in het zorgvuldig migreren van data uit meerdere bestaande systemen zonder verlies, verstoring of stilstand in de operatie.


We stelden een uitgebreide Request for Information op waarin alle functionele en technische requirements werden vastgelegd. Hierbij keken we ook naar de samenhang tussen reserveringen, planning, financiën en boekhouding.

: We vroegen meerdere leveranciers om de RFI in te vullen en selecteerden samen met InnStyle de meest geschikte partijen. Deze werden uitgenodigd voor een demo, waarbij we de systemen uitgebreid beoordeelden.

: Na de demo’s kozen we een leverancier die perfect aansloot bij de uitdagingen en ambities van InnStyle.

 De migratie was complex doordat data uit verschillende systemen kwam en in het nieuwe landschap anders werd gestructureerd. In samenwerking met onze developmentpartners ontwikkelden we een migratieoplossing waarmee reserveringsdata, klantgegevens en financiële informatie correct en volledig werden overgezet. Zo kon InnStyle direct doorwerken in het nieuwe systeem, zonder verlies van historie of inzicht.


InnStyle werkt nu met een modern en geïntegreerd systeemlandschap waarin verschillende processen logisch samenkomen. Dit zorgt voor meer overzicht, efficiëntere werkprocessen en een (nóg) betere service richting klanten.

Ook toe aan een toekomstbestendig IT landschap?

Neem contact op! Wij begeleiden je van selectie tot migratie. 

Voor evenementenlocatie InnStyle begeleidden we het volledige traject van systeemselectie tot een soepele migratie naar een nieuw IT landschap. Het bestaande reserveringssysteem en ondersteunende systemen voor onder andere planning en financieel beheer voldeden niet meer. Er was behoefte aan een toekomstbestendige oplossing die meegroeit met de organisatie.

test

Google

Test

Test 2

Fishies

Waar ligt jouw focus?

Test content

Wij ontwerpen en bouwen IT-landschappen die je operatie slimmer en sneller maken. Wij bouwen jouw toekomstbestendige IT-landschap: veilig, schaalbaar en AI-gedreven. 

IT landschap

Kom alles te weten over het hebben van een IT Landschap voor jouw bedrijf

Bouw een schaalbaar IT landschap 

We begrijpen hoe bedrijven van binnen werken en wat er speelt in de markt. Vanuit dit inzicht implementeren wij praktische en innovatieve oplossingen.

Schaalbaar, veilig en bedrijfsondresteunend 

Ons process

Wij bouwen jouw toekomstbestendige IT-landschap: veilig, schaalbaar en AI-gedreven.

Laten we nu beginnen met het ontwerpen, bouwen en implementeren van jouw IT-landschap van de toekomst!

Door de processen in kaart te brengen, krijgen we begrip van hoe het bedrijf rijdt en zeilt. We identificeren obstakels binnen het huidige IT en bepalen kansen voor verbetering. Vanuit deze analyse gaan we aan de slag met concrete acties!

Procesanalyse

We helpen bij het kiezen van de juiste IT-systemen. Op basis van de kansen en uitdagingen evalueren we potentiële partners en bepalen we de beste IT-leverancier(s).

Bedrijfssoftware selectie

We zorgen ervoor dat de IT systemen op de juiste manier met elkaar gekoppeld zijn. Daarnaast zorgen we ervoor dat je eigenaar bent van jouw data op een veilige manier.  

Integratie

Onze teams helpen bij het implementeren van de systemen. Veranderende bedrijfsprocessen, adoptie bij medewerkers en het monitoren van het beoogde effect.

Implementatie

Waarom een nieuw IT Landschap?

Wat kost een IT Landschap

Waarom zijn wij anders?

Wat zijn de grootste uitdagingen?

We komen graag in contact om te sparren en de waarde van een samenwerking te onderzoeken. Neem contact met ons op en ontdek hoe onze dienst van waarde kan zijn voor jou!







Als groep van bureaus hebben wij specialistische kennis over digitale innovatie ontwikkelingen binnen vele markten. Samen definiëren we een onderscheidende digitale visie en bepalen de strategische stappen om daar te komen. 

Digitale Strategie

Digitale strategie

Wij vertalen markt-, organisatie-, digitale- en doelgroepgerelateerde trends naar tastbare digitale initiatieven. Daarnaast kunnen we ondersteunen bij het ontwikkelen, implementeren en laten groeien van jouw digitale projecten.


Een digitale visie omzetten in actie

Ons proces tot een digitale strategie

Wij creëren een onderscheidende digitale strategie op basis van markttrends, jullie ambities, sterke punten en behoeftes.

Laten we samen uw digitale bedrijf bouwen

We gaan samen met jou relevante markt-, ecosysteem-, klant- en technologietrends vaststellen. Met behulp van onze kennis over jouw organisatie kunnen we de kansen en uitdagingen identificeren voor het ontwikkelen van een digitale visie en strategie.

Digitale trends

Onze strategen, creatieven en ontwerpers kunnen vanuit trends toekomstscenario's omschrijven, beargumenteren en visualiseren. We selecteren het meest impactvolle toekomstscenario en definiëren hieruit een digitale visie.

Digitale Visie

Om de digitale visie te verwezenlijken, maken we het behapbaar door het definiëren van strategische pijlers. Ons team beschrijft hoe jouw propositie in de loop der tijd kan evolueren om de digitale visie te bereiken, en we vatten deze stappen samen in strategische pijlers.

Strategische pijlers

Via een roadmap zorgen we op een praktische manier voor de realisatie van de strategische pijlers. Op het niveau van mensen, technologie, processen, organisatie en businessmodel bepalen we de benodigde projecten. Zo begeleiden we je bij de overgang van een visie naar concrete stappen.

Roadmap

Van systeemselectie tot migratie voor evenementenlocatie InnStyle

In het kort: Jouw Gids door de Wereld van de Triceratops

Trike is een innovatief hulpmiddel ontwikkeld voor Naturalis, dat meer dan 10 jaar aan kennis, resultaten en ervaringen over de Triceratops consolideert en toegankelijk maakt voor nieuwsgierige ontdekkers zoals jij.

Een customer journey onderzoek onthulde hoe mensen momenteel informatie over de Triceratops verzamelen. Dit gaf inzichten in de behoeftes aan crosslinks tussen educatieve inhouden.

Content Consolidatie en Crosslink Strategie

Alle relevante data over de Triceratops is verzameld en gestructureerd, waardoor een crosslink strategie kon worden opgezet. Deze strategie is vervolgens geïmplementeerd op de verschillende online kanalen.

Trike fungeert niet alleen als een informatief hulpmiddel, maar ook als een krachtige bron van kennis. Door gegevens van verschillende bronnen samen te brengen, biedt Trike een schat aan informatie over de Triceratops.

Trike maakt gebruik van geavanceerde technologieën zoals embeddings om gebruikers te verbinden met relevante informatie en boeiende digitale ervaringen te bieden binnen de domeinen van Naturalis.

Trike is een krachtige tool in het leveren van uitgebreide informatie over de Triceratops en het begeleiden van gebruikers naar boeiende digitale ervaringen binnen de Naturalis domeinen.

Prehistorisch leren met behulp van GPT-4

Een review van het huidige applicatie fundamtent  

De huidige architectuur waarop de applicatie Bespaar is gebouwd is bestudeerd door ons team. Er is gekeken en getest hoe duurzaam en schaalbaar de huidige architectuur van de applicatie is. 

Van technologie keuzes, integraties tot en met data opslag methodes zijn bestudeerd en beoordeeld door het team. Vanuit dit onderzoek zijn er aanbevelingen gemaakt hoe de applicatie een duurzame toekomst in kan gaan. 

De aanbevelingen zijn tot concrete actiepunten voor het in-house ontwikkelteam gevormd. 

Energie besparende maatregelen in een oogopslag helder 

De waardepropostie van de huidige applicatie is onderzocht door met de huidige gebruikers van Bespaar te spreken. Ook is er gekeken naar het huidige gebruik van de applicatie onder de doelgroep. 

Hieruit zijn persona's en customer journeys opgesteld waar behoeftes uit zijn gedefinieerd. In een creatieve fase hebben we een concept waardepropositie beschreven en gevisualiseerd. Elk onderdeel van de propositie is geprioriteerd op waarde voor de gebruiker. 

Verschillende experimenten zijn vervolgens uitgevoerd om te valideren of de hoogst geprioriteerde propositie onderdelen daadwerkelijk de waarde hebben die wij in gedachte hadden. Experimenten kunnen vele verschillende vormen hebben. Ons doel is om de meest effectieve en makkelijkste manier te vinden om te testen. Denk hierbij aan mock-ups, one pagers, surveys, kleine campagnes e.g. 

Een nieuw ontwerp van de applicatie Bespaar

Na validatie van het concept, is het ontwerp team een visueel en interactie ontwerp gaan uitwerken. Een volledig functioneel design is opgeleverd samen met een backlog voor het development team.

Facilicom Energiemanagement heeft ons gevraagd de bestaande energiebesparing app “Bespaar” te herzien vanuit een propositie, ontwerp en IT architectuur perspectief.

Concept, design en infra voor de app “Bespaar”

Om een effectieve chauffeur app te creëren, begonnen wij samen met het visualiseren en beschrijven van de visie voor de app. Hierbij werd rekening gehouden met trends, de ambitie van het bedrijf en de behoeften van de eindgebruikers. Deze appvisie diende als leidraad voor het ontwerp- en ontwikkelproces.

Het volgende stadium omvatte het omschrijven van een waardepropositie, gebaseerd op de appvisie. Voordat het daadwerkelijke bouwen begon, werden alle aspecten van de waardepropositie getest bij potentiële gebruikers met behulp van prototypes. Deze testfase zorgde ervoor dat aannames snel en slim werden gevalideerd, waardoor het project stevig gefundeerd werd.

Na het valideren van het concept kon het ontwikkelteam tot in de details aan de slag met ontwerpen en bouwen. Specifieke onderdelen werden geperfectioneerd door designers, terwijl functionaliteiten in een werkend stadium werden opgeleverd door het ontwikkelteam. Gedurende dit proces werden designs regelmatig getest door gebruikers om ervoor te zorgen dat het uiteindelijke product aan de verwachtingen voldeed.

Resultaat: Geoptimaliseerde Klantervaring en gestroomlijnde processen

Deze aanpak resulteerde in een efficiënte chauffeur app die de logistieke workflow aanzienlijk verbetert. Ritten worden efficiënt afgehandeld, retouren gemakkelijk beheerd, en digitale afleverbonnen zorgen voor een gestroomlijnde administratie. Klanten kunnen digitaal ondertekenen en foto's van afleveringen toevoegen voor traceerbaarheid en tevredenheid. Dankzij klant-, aflever- en kantoor notities verbetert de communicatie.  De klant beschikt over een gebruiksvriendelijke app die logistieke processen optimaliseert en haar servicegerichtheid nog beter maakt. 

Met meer dan 20 bussen die dagelijks de weg op gaan om restaurants te voorzien van producten, vormt het een uitdaging om efficiënt ritten te plannen, chauffeurs in contact te houden, indien nodig bij te schakelen en bestellingen af te handelen. Dankzij onze app heeft onze klant een geautomatiseerd en geoptimaliseerd proces ontwikkeld om dit te realiseren.

Chauffeur app

Organisaties willen profiteren van AI, maar worstelen met systemen die niet met elkaar praten, AI-tools die niet zijn afgestemd op hun eigen processen en het gebrek aan veiligheid bij cloudoplossingen van derden. De vraag was: hoe creëren we één centraal platform dat alle systemen en AI-agents slim én veilig samenbrengt?

Om Ufraim te integreren in jouw nieuwe manier van werken, hanteren we drie concrete stappen:

1. De eerste stap is het koppelen van je systemen. Met een integratie middleware in jouw eigen cloudomgeving verbinden we al je systemen met Ufraim én met elkaar. Zo ontstaat één centraal platform waarop je verder kunt bouwen.

2. Vervolgens configureer je jouw AI-agents. Je kiest uit tientallen agents voor functies als marketing, inkoop, finance, HR, klantenservice en meer. Wij richten deze agents volledig in op basis van jouw processen.

3. Ten slotte bouw je verder aan een zelfsturend bedrijf. Je AI-agents voeren zelfstandig taken uit en automatiseren besluitvorming, terwijl jij zelf de controle houdt over richting en strategie.


Ook bouwen aan een zelfsturend bedrijf? 

 de use cases en ontdek hoe Ufraim jouw systemen én AI-agents samenbrengt op één platform.

Ufraim is het platform waarop je al je systemen integreert én koppelt aan AI-agents binnen je eigen cloudomgeving, volledig zonder vendor lock-in. De agents voeren zelfstandig opdrachten uit binnen jouw IT-landschap. Jij bedenkt de ideeën en de strategie, maar de opdrachten worden uitgevoerd door de AI-agents. Zo bouw je aan je eigen self-sustaining company. 

Ufraim: Verbind al je systemen en AI-agents op één platform

Gasten stelden veel herhaalde vragen en wilden ook buiten receptietijden hulp of aanbevelingen. Bovendien was de rij voor de receptie vaak te lang, wat kon leiden tot irritatie bij de gasten.

Vragen beantwoordt over hotelinformatie en omgeving

Gepersonaliseerde aanbevelingen doet op basis van gastprofiel

Integreert met reserverings- en CRM-systemen

De agent leert van feedback en interacties om steeds beter te worden.

Maak kennis met je AI-receptiemedewerker. Vraag een demo aan.

Voor een hotelketen ontwikkelden we een AI-agent die gasten 24/7 ondersteunt tijdens hun verblijf. De agent beantwoordt vragen, geeft tips en biedt gepersonaliseerde suggesties voor activiteiten en faciliteiten.

AI-agent voor hotelreceptie

De groothandel verloor dagelijks veel tijd aan het handmatig verwerken van e-mails met orderaanvragen. De wens: deze communicatie automatiseren zonder concessies te doen aan betrouwbaarheid of klantcontact.

Samen met het Ucentri-team ontwikkelden we een AI-agent die:

E-mails automatisch leest en interpreteert

Aanvullende vragen stelt via e-mail wanneer nodig

We startten met een prototype op basis van realistische voorbeeldmails. Na uitgebreide tests in een live-omgeving werd het systeem verder geoptimaliseerd op basis van gebruikersfeedback.

Een stabiele en schaalbare oplossing die:

Klanten proactief informeert over afwijkingen

Klaar is voor uitbreiding naar andere AI-agents

Voor een groothandel ontwikkelden we een AI-agent die inkomende ordermails automatisch verwerkt. Het resultaat: geen handmatig werk en geen fouten door e-mailverkeer. Dankzij de integratie met Outlook en Magento worden orders nu sneller én efficiënter verwerkt.

AI helpt bij de verwerking van belastingbrieven bij GreyMen

Uitdaging

Onze aanpak

Resultaat

Ook veel tijd kwijt aan het lezen, beoordelen en doorzetten van documenten?