Hoe kies je een ERP voor een groothandel? Zes stappen

Een groothandel draait op een keten: inkopen, op voorraad nemen, verkopen, verzamelen, verzenden en factureren. Een ERP moet die hele keten dragen. Daarom is de keuze voor een ERP ook zo lastig: elk pakket kan veel, maar de vraag is of het jouw keten goed ondersteunt.

De verleiding is groot om te beginnen met demo's. Dan kies je al snel het pakket met de beste presentatie. In dit artikel lees je hoe je het omdraait, in zes stappen. Het is de aanpak die we volgden bij groothandels als Van Os Imports en SALO.

Stap 1: breng je processen in kaart, niet je wensenlijst

Begin niet met de vraag welk ERP het beste is. Begin met hoe jullie werken, van begin tot eind. Voor een groothandel gaat het meestal om deze ketens:

• inkoop, van bestelling bij de leverancier tot ontvangst in het magazijn;
• artikelbeheer, met productdata, prijzen en eenheden;
• verkoop, via binnendienst, accountmanagers en de B2B-webshop;
• magazijn en logistiek, van orderpick tot verzending;
• financieel, van factuur tot betaling.

Schrijf per keten op wie wat doet, in welk systeem, en waar het nu knelt. Doe dat samen met de mensen die het werk doen. Zij weten waar het handwerk zit.

Microsoft zegt het in zijn implementatiegids voor Dynamics 365 zonder omwegen: het is een veelgemaakte fout om te denken dat het nieuwe systeem je processen bepaalt. Het is andersom. Het systeem hoort je bedrijfsvoering te dienen. Dat geldt voor elk pakket, niet alleen voor dat van Microsoft.

Twijfel je nog of een nieuw ERP wel de oplossing is? Lees dan eerst vijf signalen dat je IT-landschap je groei remt. Soms zit het knelpunt niet in het ERP, maar in een ontbrekende koppeling.

Stap 2: vertaal knelpunten naar eisen die je kunt toetsen

Een knelpunt is nog geen eis. "De voorraad klopt nooit" wordt pas bruikbaar als je opschrijft wat het systeem dan moet doen. Bijvoorbeeld: de voorraad per locatie is actueel zichtbaar voor de binnendienst en de webshop.

Deel je eisen in drie soorten in:

• functioneel: wat moet het systeem kunnen in je processen;
• technisch: hoe past het in je landschap, met welke gegevens en welke koppelingen;
• commercieel: licenties, support, contractvoorwaarden en uitbreidingen.

Geef elke eis een prioriteit. Niet alles is even belangrijk, en een lijst waarin alles "moet" helpt je niet kiezen.

Let op dat je niet je oude systeem opnieuw beschrijft. Microsoft waarschuwt daar ook voor: wie de processen uit het oude systeem letterlijk wil nabouwen, krijgt dure en onnodige aanpassingen. Die vragen extra ontwerp, bouw, testwerk, training en documentatie. Bij SALO was dat precies het punt. Het oude systeem bood veel maatwerk, maar groeide niet meer mee met de eisen van de toekomst.

Stap 3: bepaal welk systeem wat beheert, en wat je koppelt

Een ERP staat bij een groothandel zelden alleen. Er is een webshop, vaak een PIM voor productdata, soms een apart WMS, een CRM en een omgeving voor rapportages. Leg vooraf vast welk systeem de bron is van welke gegevens.

Bij HKLIVING maakten we die verdeling voordat er een leverancier aan tafel zat. Het ERP werd verantwoordelijk voor onder meer artikelen, prijzen, orders, voorraad, facturen en financiële gegevens. Het CRM voor leads, klantcontact, accountmanagement en klantenservice. Zo voorkom je dat dezelfde gegevens op twee plekken worden bijgehouden.

Schrijf daarna op welke koppelingen nodig zijn: welke informatie gaat tussen welke systemen, wanneer, en voor welk proces. Bij SALO was koppelen via API's een harde eis, met het oog op PIM, WMS, webshop en CRM. Wie dit pas tijdens de implementatie ontdekt, krijgt meerwerk dat niet in de offerte stond.

ERP met WMS, of een apart WMS?

Voor veel groothandels is dit een van de eerste keuzes. Een ERP heeft vaak een eigen magazijnmodule. Een apart WMS kan meer, maar is een extra systeem met een extra koppeling. Neem de magazijnprocessen dus mee in je eisen, en vraag leveranciers of ze die standaard dekken. Van Os Imports selecteerde ERP en WMS in één traject, zodat inkoop, voorraad, magazijn en de B2B-webshop op elkaar aansluiten.

Stap 4: van longlist naar shortlist, met een uitvraag per eis

Met eisen en koppelingen op papier kun je de markt verkennen. Begin met een longlist van leveranciers die in potentie passen. Een eerste gesprek over je eisen en je landschap brengt die lijst terug naar een shortlist.

Vraag de shortlist daarna om per eis aan te geven hoe ze die invullen:

• standaard in het pakket;
• via configuratie;
• via maatwerk;
• via een oplossing van een derde partij;
• niet.

Dat onderscheid is belangrijk. Op de vraag "kan het systeem dit?" antwoordt bijna elke leverancier met ja. Pas als je vraagt hoe, wordt duidelijk wat standaard is en wat extra bouwwerk vraagt. Microsoft noemt dit een fit-gap-analyse: eerst kijken wat de standaard dekt, en pas daarna bepalen hoe je de gaten vult.

Stap 5: laat demo's draaien op je eigen scenario's

Een algemene demo laat zien waar een pakket goed in is. Jij wilt zien hoe het jouw werk doet. Stel daarom scenario's op uit je eigen praktijk, en laat elke leverancier dezelfde scenario's doorlopen. Wij werken meestal met vijftien tot vijfentwintig scenario's, gebaseerd op de belangrijkste processen en knelpunten.

Die scenario's schrijf je vanuit je requirements, en ze beschrijven hoe het werk bij jullie echt gaat: met jullie stappen, uitzonderingen en woorden. Dat is belangrijker dan het lijkt. Een algemene demo spreekt de taal van het pakket, niet die van jouw bedrijf. Je ziet voorbeelden die niet over jouw artikelen, klanten en afspraken gaan, en dan snap je er als gebruiker weinig van. Laat je jouw eigen werk zien, dan herkennen mensen het meteen, en zien ze ook meteen waar het niet past. Microsoft wijst in zijn implementatiegids op hetzelfde: de eigen bedrijfstaal is voor een organisatie de duidelijkste manier om te beschrijven wat ze nodig heeft.

Voor een groothandel kun je denken aan:

• een inkooporder bij een buitenlandse leverancier, met een deellevering;
• een klant met eigen prijsafspraken die bestelt via de webshop;
• een retour die terug op voorraad moet;
• een artikel dat vervalt en wordt vervangen door een opvolger.

Bij Van Os Imports werkten de leveranciers zo met herkenbare situaties uit de dagelijkse praktijk. Daardoor konden we de oplossingen vergelijken op de processen die er echt toe doen. Laat bij elke demo mensen uit de organisatie meekijken. Zij zien sneller waar het wringt dan een projectleider.

Stap 6: vergelijk de totale kosten en de samenwerking

De laagste licentieprijs is niet automatisch de voordeligste keuze. Vergelijk de kosten over meerdere jaren, en neem alles mee:

• licenties en hosting;
• implementatie en projectmanagement;
• configuratie en maatwerk;
• datamigratie en koppelingen;
• testen, training en support;
• tarieven voor wijzigingen, prijsindexatie en afspraken over meerwerk.

Dat dit geen detail is, blijkt uit onderzoek van Panorama Consulting. In het persbericht over The 2026 ERP Report meldt het bureau dat meer dan een kwart van de organisaties over het projectbudget heen ging. Extra technologie die nodig bleek, was daarvan de belangrijkste oorzaak. Hoe beter je vooraf weet wat er moet worden gekoppeld en gebouwd, hoe kleiner die kans.

Kijk ten slotte naar de partner die het systeem invoert. Hoe pakt die de implementatie aan, wie komt er op het project, en welke risico's ziet die zelf? Bij Van Os Imports woog dat net zo zwaar als de functionaliteit. Een goed pakket met een implementatie die niet past, levert alsnog een moeizaam project op.

Wat je aan het einde van de selectie hebt

Wie deze zes stappen doorloopt, heeft meer dan een gekozen pakket:

• een lijst met eisen en prioriteiten die de hele organisatie herkent;
• een overzicht van de koppelingen en datastromen;
• een vergelijking van leveranciers op dezelfde punten;
• inzicht in de totale kosten en de risico's in de offertes.

Dat is ook de basis voor de implementatie. De eisen en scenario's uit de selectie worden daar de testgevallen, en de lijst met koppelingen wordt het werkpakket voor de integraties.

Hulp bij het vastleggen van je systeemeisen

Wil je een ERP kiezen op basis van je eigen processen, en niet op basis van de beste demo? Lees meer over hoe we dat aanpakken op Systemen selecteren en implementeren, of neem contact op om je situatie te bespreken.