Softwareselectie: Exact, AFAS, Business Central of Odoo?

Wie in het Nederlandse mkb een nieuw ERP zoekt, komt vrijwel altijd dezelfde namen tegen: Exact, AFAS, Microsoft Dynamics 365 Business Central en Odoo. De vraag die dan volgt, is logisch: welke is de beste?

Het eerlijke antwoord is dat die vraag niet te beantwoorden is zonder je eigen bedrijf erbij. Alle vier dekken ze de kern van financiën, inkoop en verkoop. Ze verschillen in waar ze vandaan komen en waar ze sterk in zijn. In dit artikel lees je wat de leveranciers zelf over hun pakket zeggen, en met welke vijf vragen je bepaalt welk ERP bij jouw bedrijf past.

Softwareselectie begint niet bij vier namen

Een softwareselectie die begint met vier pakketten, eindigt vaak bij het pakket met de beste demo. Dat is zonde, want de verschillen die er voor jouw bedrijf toe doen, zie je pas als je weet wat je zoekt.

Begin daarom bij je processen: hoe loopt een order, een project of een klantvraag van begin tot eind, en waar knelt het? Vertaal dat naar eisen. Hoe je dat aanpakt, lees je in hoe kies je een ERP voor een groothandel. Pas daarna wordt een vergelijking van pakketten zinvol.

Die vier namen zijn bovendien niet de hele markt. Bij de systeemselecties die we begeleidden, stonden gemiddeld 15 systemen op de longlist, zo blijkt uit onze praktijkcijfers. Een bedrijf met veel internationale vestigingen of een complexe supply chain komt vaak uit bij een ander soort ERP.

Wat Exact, AFAS, Business Central en Odoo zelf zeggen te doen

Hieronder staat per pakket waar de leverancier het zelf voor maakt. Het is geen oordeel en geen ranglijst. Het helpt je wel om te zien waar elk pakket vandaan komt.

Exact

Exact heeft twee productlijnen die in het mkb veel voorkomen: Exact Online, de clouddienst, en Exact Globe+, de opvolger van Exact Globe Next. Voor handelsbedrijven brengt Exact volgens de eigen productpagina financiële, logistieke en administratieve processen samen in één systeem. Werk je nog met Exact Globe Next, lees dan eerst Exact Globe Next stopt eind 2027. Daar staan de drie routes die je hebt.

AFAS

AFAS Profit beslaat meer dan financiën en orders. In de helpdocumentatie van AFAS staan onderdelen als CRM, Financieel, Ordermanagement, Projecten, HRM en Payroll, die je per omgeving aanzet. AFAS noemt de salarisverwerking volledig geïntegreerd met HRM. Voor een bedrijf waar personeel, uren en salaris een groot deel van de administratie zijn, is dat een belangrijk kenmerk.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft noemt Business Central een oplossing voor kleine en middelgrote organisaties. Het pakket heeft volgens Microsoft functies voor typische bedrijfsprocessen, vooral in de groothandel en de zakelijke dienstverlening, en ondersteunt ook assemblage, productie, service en magazijnbeheer. Voor Nederland levert Microsoft zelf de lokale versie. Het pakket werkt samen met andere Microsoft-producten zoals Outlook, Excel, Teams en Power BI.

Odoo

Odoo bestaat in twee edities: Community, die open source is, en Enterprise, met een licentie. Community is de kern waarop Enterprise is gebouwd, en je kunt volgens Odoo altijd wisselen. Odoo is opgebouwd uit losse apps, van boekhouding, verkoop en CRM tot voorraad, productie, webshop, projecten en HR. Je begint met wat je nodig hebt en breidt later uit.

Vijf vragen die bepalen welk ERP bij je bedrijf past

De beschrijvingen hierboven laten zien dat de pakketten elkaar grotendeels overlappen. Het verschil zit in de details van jouw werk. Deze vijf vragen brengen die details boven.

1. Wat is het hart van je bedrijf?

Is dat voorraad en logistiek, zijn het projecten en uren, of is het vooral een goede financiële administratie? Een groothandel met duizenden artikelen stelt andere eisen dan een dienstverlener die op uren factureert. Kijk daarom welke processen het zwaarst wegen, en laat die het eerst toetsen.

2. Wat moet in het ERP zitten, en wat in een ander systeem?

Wil je HR en salaris in hetzelfde systeem als je financiën, of heb je daar al een eigen pakket voor? Hetzelfde geldt voor CRM, het magazijn en de webshop. Bij HKLIVING legden we vooraf vast welk systeem waarvoor de bron is, en welke koppelingen daarvoor nodig zijn. Zo vergelijk je pakketten op dezelfde taak, en niet op alles wat ze ook nog kunnen.

3. Hoe groei je de komende vijf jaar?

Meer orders, een extra vestiging, een eigen merk of een buitenlandse entiteit vragen elk iets anders van een ERP. Neem je groeiplannen mee in de eisen. Een pakket dat nu precies past maar niet meegroeit, staat over een paar jaar weer op de longlist.

4. Hoeveel kun je inrichten zonder maatwerk?

Elk pakket kan veel, maar de vraag is hoe. Laat leveranciers per eis aangeven of ze die standaard dekken, via configuratie, via maatwerk, via een uitbreiding van een derde partij, of niet. Bij Van Os Imports gaf juist dat onderscheid de doorslag: pas dan werd zichtbaar wat standaard was en wat extra bouwwerk vroeg.

5. Hoe past het ERP in je landschap?

Een ERP staat zelden alleen. Bij SALO was koppelen via API's een harde eis, met het oog op PIM, WMS, webshop en CRM. Vraag dus niet alleen welke koppelingen er standaard zijn, maar ook hoe je zelf gegevens kunt uitwisselen. Hoe je koppelingen slim opzet, lees je bij integraties.

Software selectie in het mkb: van longlist naar shortlist

Met eisen op papier wordt de vergelijking eerlijk. Zo pakken we dat in het mkb aan:

• Longlist: alle pakketten die in potentie passen, ook buiten de vier bekende namen.
• Eerste toets: een korte uitvraag over je belangrijkste eisen en je landschap. Wat duidelijk niet past, valt af.
• Uitvraag per eis: de shortlist geeft per eis aan hoe die wordt ingevuld, en wat dat vraagt aan inrichting en koppelingen.
• Demo's op je eigen scenario's: elke leverancier doorloopt dezelfde situaties uit jouw praktijk, zodat je ziet hoe het pakket jouw werk doet.
• Offertes naast elkaar: op inhoud, aanpak, voorwaarden en de totale kosten over meerdere jaren.

Groothandels als Van Os Imports en SALO doorliepen zo'n traject. Wat we verder voor die sector doen, staat bij groothandel en logistiek.

Soms is het antwoord geen van de vier

Een softwareselectie moet ook een andere uitkomst kunnen hebben. Voor een logistiek bedrijf dat een nieuw boekhoudsysteem zocht, vergeleken we acht systemen op IT, organisatie en financiën. De keuze viel op Visma. Dat paste het best bij de processen en de sector, en dat is precies waar een selectie om draait.

Andersom kan het ook: soms blijkt het huidige pakket nog goed te passen, en zit het knelpunt in een ontbrekende koppeling of een inrichting die nooit is bijgewerkt. Twijfel je daarover, lees dan eerst de vijf signalen dat je IT-landschap je groei remt.

Het pakket en de partner wegen even zwaar

Je kiest niet alleen een ERP, maar ook de partij die het invoert. Bij Business Central gaat dat bijvoorbeeld via partners van Microsoft. De kwaliteit van de implementatie bepaalt voor een groot deel of het pakket in de praktijk doet wat in de demo werd beloofd.

Beoordeel daarom ook de aanpak van de implementatiepartner: wie komt er op het project, hoe gaat die om met data en koppelingen, en welke risico's ziet die zelf? Bij Van Os Imports woog dat net zo zwaar als de functionaliteit van het pakket.

Wij verkopen geen software en krijgen geen vergoeding van leveranciers. Daardoor kunnen we elk pakket op dezelfde punten beoordelen, en werk je na de keuze met een specialist in dat pakket.

Hulp bij je softwareselectie

Wil je weten welk ERP bij jouw bedrijf past, op basis van je eigen processen en niet op basis van de beste demo? Lees hoe we dat aanpakken bij Systemen selecteren en implementeren, of neem contact op om je situatie te bespreken.