ERP- en CRM-selectie voor HKLIVING
Van handmatig werk in Excel en e-mail naar een onderbouwde keuze voor een toekomstbestendig ERP en CRM, in een geïntegreerd IT-landschap.
In het kort
Heldere rolverdeling
ERP voor artikelen, prijzen, orders, voorraad en financiën; CRM voor leads, klantcontact, accountmanagement en klantenservice.
Eerlijk vergeleken
Leveranciers beoordeeld op dezelfde punten: functionaliteit, totale kosten, implementatierisico's en samenwerking.
Minder handwerk
Eén actueel beeld van klanten, orders, voorraad en financiën, in plaats van Excel en e-mail.
Onafhankelijke keuze
Een keuze op basis van de eigen processen en eisen, niet op basis van een softwaredemo.
Het traject
Van processen naar een onderbouwde keuze
Fase 1
Processen in kaart
Fase 2
Eisen voor ERP en CRM
Fase 3
Rolverdeling
Fase 4
Beoordeling van leveranciers
De uitdaging
Veel handwerk in Excel en e-mail
HKLIVING wilde het bestaande ERP-systeem vervangen en een nieuw CRM-systeem selecteren. De nieuwe oplossingen moesten niet alleen op zichzelf goed werken, maar ook aansluiten op de processen rond productdata, supply chain, logistiek, sales, customer service en finance.
In de bestaande situatie werd veel informatie met de hand verwerkt via Excel en e-mail. Gegevens werden op meerdere plaatsen bijgehouden, systemen wisselden te weinig informatie uit en medewerkers waren veel tijd kwijt aan controles, overdrachten en opvolging. Daardoor was het lastig om één actueel beeld te krijgen van klanten, orders, voorraad en financiële informatie.
De belangrijkste vraag was daarom niet: welk ERP- of CRM-pakket heeft de meeste functies? HKLIVING had systemen nodig die passen bij de dagelijkse praktijk, goed samenwerken en ook op langere termijn betaalbaar en beheersbaar blijven.
Onze aanpak
Eerst de rolverdeling tussen ERP en CRM
We begonnen met een analyse van de belangrijkste bedrijfsprocessen. Samen met medewerkers brachten we de huidige werkwijze, knelpunten en verbeterkansen in kaart, en vertaalden we die naar concrete eisen voor het nieuwe ERP en CRM.
Daarbij maakten we een duidelijke verdeling tussen beide systemen. Het ERP wordt verantwoordelijk voor onder meer artikelen, prijzen, orders, voorraad, facturen en financiële gegevens. Het CRM ondersteunt leads, klantcontact, accountmanagement, commerciële opvolging en klantenservice. Door vooraf vast te leggen welk systeem welke informatie beheert, voorkomen we dubbele gegevens en onnodig handwerk.
Voor de ERP-selectie keken we niet alleen naar functionaliteit, maar ook naar implementatiekosten, licenties, prijszekerheid, risico op meerwerk, support en de samenwerking met de implementatiepartner.
Voor het CRM brachten we de eisen van sales, accountmanagement, klantonboarding en customer service samen. Denk aan een compleet klantbeeld, centrale registratie van contactmomenten, accountplannen, automatische opvolging en een gestructureerde afhandeling van vragen, klachten en retouren.
Het resultaat
Een onafhankelijke basis voor de keuze
HKLIVING heeft een duidelijke en onafhankelijke basis voor de selectie van ERP en CRM. De organisatie weet welke processen het ERP moet ondersteunen, welke rol het CRM krijgt en hoe beide systemen straks gegevens uitwisselen.
De leveranciers en hun voorstellen kunnen daardoor op dezelfde punten worden beoordeeld: niet alleen op mogelijkheden, maar ook op totale kosten, implementatierisico's, flexibiliteit en geschiktheid voor samenwerking op lange termijn.
Zo maakt HKLIVING geen keuze op basis van een overtuigende softwaredemo, maar op basis van de eigen processen, concrete eisen en een helder toekomstbeeld voor het hele IT-landschap.
Ook hulp nodig bij een ERP- of CRM-selectie?
Plan een gesprek
