Systemen selecteren en implementeren

Van versnipperde systemen naar één schaalbaar IT-landschap

Veel mkb-bedrijven groeien jarenlang met losse applicaties, Excel-bestanden en handmatige koppelingen. Op een gegeven moment ontstaan dubbele invoer, foutgevoelige processen en onvoldoende inzicht in klanten, orders, voorraad, projecten of service.

Wij brengen eerst in kaart waar de huidige systemen en processen tekortschieten. Vervolgens bepalen we welke functionaliteit nodig is en hoe het toekomstige IT-landschap eruit moet zien. Daarbij kijken we niet alleen naar softwarefuncties, maar ook naar integraties, data, beheer, beveiliging, gebruiksgemak en de mogelijkheden voor toekomstige automatisering en AI.

We ondersteunen onder andere bij de selectie en implementatie van:

• ERP- en financiële systemen;
• CRM- en salesplatformen;
• WMS- en logistieke systemen;
• EAM- en field-service-managementsystemen;
• plannings-, service- en projectmanagementsoftware;
• PIM-, data- en Business Intelligence-oplossingen.

Een objectieve systeemselectie op basis van uw processen

Een goede systeemselectie begint niet bij een lijst met bekende softwaremerken, maar bij de processen die uw bedrijf dagelijks uitvoert. Samen met medewerkers uit de organisatie vertalen we knelpunten, verbeterkansen en groeidoelstellingen naar duidelijke requirements en beoordelingscriteria.

Daarna stellen we een passende longlist en shortlist van softwareleveranciers op. Iedere oplossing beoordelen we op drie onderdelen:

Functionele fit
Ondersteunt het systeem de belangrijkste processen standaard, via configuratie of alleen met maatwerk?

Technische fit
Past de oplossing binnen het gewenste IT-landschap en zijn data, API’s en integratiemogelijkheden goed geregeld?

Commerciële fit
Zijn licenties, implementatiekosten, support, contractvoorwaarden en toekomstige uitbreidingen duidelijk en beheersbaar?

Leveranciers demonstreren hun software aan de hand van herkenbare praktijkscenario’s uit uw eigen organisatie. Zo voorkomt u algemene verkoopdemo’s waarin vooral de sterke kanten van het systeem worden getoond. In onze selectietrajecten gebruiken we doorgaans vijftien tot vijfentwintig representatieve scenario’s om te toetsen hoe de software in de praktijk werkt.

Inzicht in de werkelijke kosten van software

De laagste licentieprijs is niet automatisch de voordeligste keuze. Daarom vergelijken we de totale kosten over meerdere jaren. We kijken onder andere naar:

• softwarelicenties en hosting;
• implementatie en projectmanagement;
• configuratie en maatwerk;
• datamigratie;
• integraties met bestaande systemen;
• testen en training;
• support en SLA-kosten;
• tarieven voor wijzigingen en doorontwikkeling;
• contractduur, prijsindexatie en voorwaarden voor meerwerk.

Ook maken we duidelijk welke bedragen vaststaan en welke slechts een raming zijn. Een fixed-price-implementatie kan bijvoorbeeld alsnog uitzonderingen bevatten, terwijl bij een implementatie op basis van nacalculatie of Time & Material het uiteindelijke budget minder voorspelbaar is. De aangeleverde commerciële analyses laten zien dat juist ontbrekende licentiekosten, optionele werkzaamheden, hoge supporttarieven en onduidelijke voorwaarden voor meerwerk grote verschillen kunnen veroorzaken in de werkelijke investering.

Van selectie naar een beheersbare implementatie

Na de systeemkeuze stopt onze rol niet. We vertalen de gekozen oplossing naar een concreet implementatieplan met fasering, verantwoordelijkheden, afhankelijkheden en mijlpalen.

Daarin nemen we onder meer mee:

1. inrichting en configuratie van het nieuwe systeem;
2. opschoning en migratie van bestaande data;
3. ontwikkeling van koppelingen en datastromen;
4. testen door key-users;
5. training en begeleiding van medewerkers;
6. gefaseerde livegang;
7. nazorg, optimalisatie en doorontwikkeling.

Alle benodigde koppelingen verzamelen we in één geprioriteerde integratie- of middlewarebacklog. Daarin staat welke informatie tussen systemen moet worden uitgewisseld, wanneer dit moet gebeuren en welk proces daarmee wordt ondersteund. Zo worden integraties niet pas tijdens de implementatie ontdekt, maar vooraf meegenomen in scope, planning en budget.

Waar mogelijk houden we rekening met open standaarden en goed gedocumenteerde API’s. Dit maakt gegevensuitwisseling eenvoudiger, vergroot de flexibiliteit van het IT-landschap en helpt afhankelijkheid van één leverancier te beperken.

Praktische begeleiding voor het mkb

U krijgt geen omvangrijk adviesrapport dat vervolgens in een la verdwijnt. Wij werken samen met uw medewerkers, softwareleveranciers en bestaande IT-partners. Besluiten, risico’s en openstaande punten worden vastgelegd en vertaald naar concrete acties.

Tijdens het traject bewaken we het totaalplaatje: de software, de techniek, de processen, de leveranciers én de mensen die ermee moeten werken. Hierdoor ontstaat één duidelijke lijn van selectie naar implementatie en van implementatie naar verdere digitalisering.

Het resultaat

Na afloop beschikt u over:

• een onderbouwde keuze voor de juiste bedrijfssystemen;
• een feitelijke vergelijking van leveranciers en offertes;
• inzicht in de totale investering en terugkerende kosten;
• een duidelijk contractueel en commercieel risicobeeld;
• een geprioriteerde backlog voor integraties en datastromen;
• een realistische implementatie- en migratieplanning;
• een schaalbaar IT-landschap dat verdere automatisering mogelijk maakt.

Veelgestelde vragen over systeemselectie en implementatie

Begeleiden jullie zowel de selectie als de implementatie?

Ja. We kunnen het volledige traject begeleiden, vanaf procesanalyse en requirements tot leveranciersselectie, contractering, implementatie, integraties, testen en livegang. Het is ook mogelijk om alleen ondersteuning te krijgen bij een specifieke fase.

Kunnen bestaande systemen behouden blijven?

Dat hangt af van hun technische kwaliteit, kosten en aansluiting op de toekomstige processen. Systemen die nog goed functioneren, hoeven niet automatisch te worden vervangen. We onderzoeken of ze onderdeel kunnen blijven van het nieuwe IT-landschap en op een betrouwbare manier kunnen worden gekoppeld.

Hoe wordt bepaald welk ERP- of CRM-systeem het beste past?

We beoordelen systemen aan de hand van uw eigen requirements en praktijkscenario’s. Daarbij vergelijken we de functionele dekking, technische architectuur, integratiemogelijkheden, implementatieaanpak, leveranciersorganisatie, kosten en contractvoorwaarden.

Hoe lang duurt een selectie- en implementatietraject?

De doorlooptijd is afhankelijk van het aantal systemen, processen, vestigingen, gebruikers, integraties en de kwaliteit van de bestaande data. Na een eerste analyse maken we een gefaseerde planning met duidelijke beslismomenten, afhankelijkheden en mijlpalen.