Automatisering en AI voor administratie en accountancy
Elke nieuwe klant betekent een administratie aanmaken, toegang regelen en gegevens in meerdere pakketten zetten. Daarna begint het najagen van bonnetjes, het lezen van belastingpost en het wachten op de review. Wij koppelen je pakketten en zetten AI in voor het lees- en zoekwerk, zodat je meer klanten aankunt zonder dat het handwerk meegroeit.
Plan een kennismakingVoorbeeldklanten
- GreyMen
- GoedOpOrde.nl
Van nieuwe klant tot jaarwerk
- Proces
- Onboarding
- Aanlevering
- Verwerking
- Review
- Aangifte
- Jaarwerk
- AI
AI voor post, bonnetjes, onboarding en meer
- Integratielaag
- Systemen
- Boekhoudpakket
- Bonnenverwerking
- Fiscale software
- Klantportaal
- Documentbeheer
- CRM en planning
De route
Waar het bij administratiekantoren vastloopt
Stap 1 van de route
IT-kansen voor schaalbare groei
Pakketten doen werk waar ze niet voor gemaakt zijn
Je pakket is verouderd, voor de onboarding is iets eigens gebouwd, en Excel of het planningsbord doet dienst als klantenbestand. De mailbox is je takenlijst. In de quick scan IT-kansen in kaart volgen we een klant van onboarding tot jaarwerk. Je ziet waar de pijnpunten zitten en welke IT-verbeterkansen er liggen, welk pakket waarvoor hoort te zijn, en waar het dubbele werk zit.
Stap 2 van de route
Systemen selecteren en implementeren
Op papier kan elk pakket alles
Elk pakket kan klanten, documenten en aangiftes aan. De vraag is of het dat standaard doet volgens jouw eisen, en of je het via een koppeling kunt aansturen, bijvoorbeeld om een nieuwe administratie aan te maken. Kan dat niet, dan blijft het handwerk of wordt het maatwerk, en dat bepaalt wat implementatie en onderhoud later kosten. Wij leggen je eisen vast, aangevuld met wat op kantoren nu het beste werkt, en vergelijken pakketten onafhankelijk van leveranciers. En we weten waar je scherp moet zijn in licenties, ook voor administraties die je archiveert en klanten die vertrekken.
Stap 3 van de route
Processen automatiseren via integraties
Je pakketten praten niet met elkaar
Een nieuwe klant maak je aan in het boekhoudpakket, de bonnenverwerking, de fiscale software en het portaal, en daarna lopen de gegevens uit de pas: een nieuw adres staat in het ene pakket wel en in het andere niet. Uitstel en machtigingen regel je per klant met de hand, en wat er per klant nog openstaat, zoek je op in drie pakketten en een Excel-lijst. Met koppelingen lever je gegevens één keer aan, blijven ze overal gelijk en zie je de stand van het werk op één plek, zonder dat je software hoeft te vervangen.
Stap 4 van de route
AI-workflows waar integraties stoppen
Op kantoor ligt veel werk dat AI kan voorbereiden
Belastingbrieven lezen en bij de juiste collega leggen, vragenbrieven met een deadline voorbereiden, ontbrekende bonnen opvragen zonder te vragen wat de klant al stuurde, een aangifte voorcontroleren zodat de review over de echte vragen gaat. AI doet het lees- en zoekwerk en zet de vervolgstap klaar. Een medewerker keurt goed wat er verstuurd wordt.
Projecten bij administratie- en accountantskantoren
AI-workflows
AI verwerkt belastingbrieven bij GreyMen
GreyMen
AI-workflows
AI-workflow automatiseert onboarding bij GoedOpOrde
GoedOpOrde.nl
Werkwijze
Een vast gezicht voor jouw bedrijf
Welke specialisten er ook meewerken, je hebt altijd één vaste persoon vanuit ucentri die voelt als een eigen collega. Die bepaalt samen met jou de stappen en is je projectmanager op jullie hele digitale route.
AI engineer
Architect
Designer
Backend
Data engineer
Voor
Route uitgestippeld
We leren jouw bedrijf kennen en stippelen de route uit die bij jouw ambitie past.
Tijdens
Eén aanspreekpunt
Dezelfde persoon houdt overzicht over planning, partijen en keuzes.
Na
Volgende stap in zicht
We denken met je vooruit, naar de volgende stap in jouw digitale reis.
Wat klanten zeggen
De brug tussen organisatie en IT wordt heel goed gemaakt door het team. ucentri is de club die vanuit meerdere hoeken naar mijn gehele IT landschap en operatie kijkt.
ucentri heeft ons enorm geholpen om de juiste ERP- en WMS-keuze te maken. Ook tijdens de implementatie ontzorgen ze ons met hun ervaring en onafhankelijke blik.
ucentri bracht structuur in een complex ERP- en CRM-selectieproces. Hun aanpak was onafhankelijk, praktisch en prettig kritisch. Daardoor kunnen we met vertrouwen de juiste keuze maken.
Succesvol samengewerkt met het team van ucentri. Het redesign van onze UI obv onderzoek naar specifieke marktsegmenten en userprofielen in nauwe samenwerking met ons development team met het gewenste resultaat!
ucentri begeleidt ons bedrijf door het hele proces. Ik ben volledig ontzorgd en heb altijd vertrouwen dat het team 5 stappen vooruit denkt.
ucentri kent de markt, vergelijkt leveranciers objectief en hielp ons de systemen te kiezen die echt bij InnStyle passen.
Het is een uitdaging om een partner te vinden die niet alleen de waardepropositie kan verfijnen, maar ook het concept kan valideren, het nieuwe platform kan bouwen én de overgang naar een nieuwe cloudomgeving kan begeleiden.
ucentri maak een uitstekende brug tussen organisatie en IT. Het team bekijkt mijn project vanuit verschillende invalshoeken, wat hun aanpak echt waardevol maakt.
Een onafhankelijke, out-of-the-box denkende, meedenkende en flexibele partij die complexe vraagstukken op het gebied van digitalisering gestructureerd oplost.
Veelgestelde vragen van administratiekantoren
Wat kun je automatiseren in een administratie- of accountantskantoor?
Werk dat elke keer hetzelfde gaat: een nieuwe klant in elk pakket aanmaken en toegang regelen, ontbrekende bonnen en facturen najagen, belastingpost lezen en doorzetten, en een aangifte voorcontroleren. Bij GoedOpOrde start de onboarding van een nieuwe klant nu vanzelf. Bij GreyMen ligt bij elke belastingbrief de vervolgstap klaar. Advies en beoordeling blijven mensenwerk.
Moet je je boekhoudpakket vervangen om te kunnen automatiseren?
Meestal niet. Je pakketten blijven, en een workflow zorgt dat de gegevens erin komen. Bij GoedOpOrde krijgen Exact, Fiscaal Gemak, Zenvoices, Offsoo en Complizy automatisch de gegevens van een nieuwe klant, zonder dat er software is vervangen. Vervangen is pas aan de orde als een pakket zelf de groei remt.
Case: onboarding bij GoedOpOrdeWat als je pakket geen koppeling heeft?
Dan kan een workflow die stap tijdelijk via de schermen van het pakket doen, terwijl wij de leverancier om een koppeling vragen. Je hoeft dus niet te wachten tot de leverancier zover is, en ook niet van pakket te wisselen. Komt de koppeling er, dan zetten we de workflow om.
Hoe houd je controle over wat AI naar klanten stuurt?
Door AI te laten voorbereiden en een medewerker te laten goedkeuren. Bij GreyMen leest een AI-workflow elke ingescande belastingbrief, bepaalt welke actie nodig is en stelt het bericht op. Dat ligt daarna ter controle in UFRAIM. Pas na goedkeuring gaat het naar de klant, naar een collega of naar beide. AI doet het lees- en uitzoekwerk, de verantwoordelijkheid blijft bij je kantoor.
Case: belastingbrieven bij GreyMenHoe kies je een boekhoud-, CRM- of planningspakket voor je kantoor?
Op je eigen werkwijze, niet op de demo. Leg eerst vast hoe jullie werken en wat het pakket moet kunnen, ook of het via een koppeling aan te sturen is. Laat leveranciers per eis aangeven of ze dat standaard of met maatwerk invullen, en vergelijk de kosten over meerdere jaren. Voor een logistiek bedrijf vergeleken we zo acht boekhoudsystemen, met een kosten-batenanalyse, voordat de keuze op Visma viel.
Case: acht boekhoudsystemen vergelekenHoe ziet een traject met ucentri eruit voor een administratiekantoor?
Meestal begint het met één proces waar veel handwerk in zit, zoals de onboarding van nieuwe klanten of de post. We brengen dat proces en de gegevens die erbij horen in kaart, en bouwen de workflow op de pakketten die je al hebt. Bij GoedOpOrde was dat de onboarding. Wil je eerst het hele kantoor overzien, dan begint het met IT-kansen in kaart: een werksessie van drie uur met je kernteam.
Zo werkt IT-kansen in kaart