Software voor hotels en evenementen

Een hotel draait meestal op een PMS voor kamers, reserveringen en gasten, met daaromheen de kanalen en de booking engine, revenue management, een kassa, een CRM en de boekhouding. Wie zalen verhuurt of evenementen organiseert, heeft daarnaast een systeem voor aanvragen, offertes en de planning van evenementen, zoals Smart Event Manager bij InnStyle. Belangrijker dan de merken is welk systeem leidend is voor de boeking, de prijs en de factuur.

Door één systeem leidend te maken voor de aanvraag en de rest via koppelingen te laten volgen. De boeking gaat dan één keer in, en kamers, zaal, diner en de eindfactuur volgen vanzelf in het PMS, het zalen- of eventsysteem en de kassa. Wijzigt de klant het aantal gasten, dan verandert dat overal tegelijk, en aan het eind van de maand sluiten de cijfers.

Als veel processen tussen het PMS en andere systemen automatisch moeten lopen, of als dezelfde gegevens in meer dan één systeem nodig zijn. Bij Fletcher Hotels was een nieuw PMS de aanleiding. In plaats van alle systemen één voor één opnieuw aan te sluiten, bouwden we een eigen middleware voor het PMS en meer dan tien andere systemen. Een nieuw hotel is nu zonder handwerk aangesloten, en de middleware is van Fletcher zelf.

Door vooraf vast te leggen welke reserveringsdata, klantgegevens en financiële informatie meegaan, hoe die in het nieuwe systeem worden ingedeeld en wanneer je overstapt. Leg in het contract ook vast wat de leverancier na de livegang nog levert. Bij evenementenlocatie InnStyle kwam de data uit meerdere systemen. Met onze developmentpartners bouwden we een migratieoplossing die alles correct en volledig overzette. Het team werkte direct door in het nieuwe systeem, zonder verlies van historie.

Door de cijfers uit je systemen automatisch in één rapportageomgeving te laden, in plaats van exports naast elkaar te leggen. Voor een recreatiegroep bouwden we in Power BI één omgeving voor alle rapportage, met data uit interne databases en externe systemen en eigen rapportages per afdeling. InnStyle ziet in één dashboard winst en verlies, prestaties per verkoper en marges.

Bij werk dat steeds terugkomt en informatie uit meerdere bronnen vraagt. Voor een hotelketen beantwoordt een AI-agent gastvragen dag en nacht, gekoppeld aan het reserveringssysteem en het CRM. A-Booth laat AI antwoorden op vragen over standpakketten voorbereiden, en InnStyle laat AI een leisureprogramma voorstellen uit de gespreksnotities. Daar keurt een medewerker het voorstel goed in UFRAIM, voordat het verstuurd of verwerkt wordt.

Bij hoe het werk nu loopt, nog voordat je systemen kiest. Bij Mondragon, een hotel met kamers, een restaurant en zalen voor zakelijke bijeenkomsten, brachten we vijf domeinen in kaart: reservering en receptie, housekeeping en technische dienst, finance en administratie, revenue management, en marketing en sales. Per domein legden we vast wie wat doet en welke systemen meedoen. ucentri verkoopt geen software en krijgt geen vergoeding van leveranciers, dus de keuzes die volgen gaan over wat bij het hotel past.