Hoe ziet het IT-landschap van een mkb-bedrijf er in de praktijk uit?
In een selectie van 21 trajecten die ucentri tussen 2022 en 2026 begeleidde, had een mkb-bedrijf gemiddeld 13 systemen, en in elke procesanalyse werden gegevens dubbel ingevoerd en hield Excel de systemen bij elkaar. Bij een systeemselectie stonden gemiddeld 15 systemen op de longlist, en elke keuze viel op een standaardpakket.
Wie een IT-traject begint, wil weten hoe het bij anderen gaat. Hoeveel systemen is normaal? Hoeveel pakketten vergelijk je? Welke problemen komen overal terug? Algemene onderzoeken gaan meestal over grote bedrijven. Daarom delen we elk kwartaal cijfers uit onze eigen praktijk.
Voor deze versie kozen we 21 trajecten uit ons werk tussen 2022 en 2026, bij groothandels, hotels en evenementenlocaties, administratiekantoren, productie- en engineeringbedrijven en de bouw.
Een mkb-bedrijf werkt gemiddeld met 13 systemen
Waar we het hele IT-landschap in kaart brachten, telden we gemiddeld 13 systemen per bedrijf, zoals een ERP, boekhouding, webshop, planning, HR en losse tools. Bijna altijd waren het er tien of meer.
Dat getal zegt weinig over kwaliteit. Tien systemen die goed op elkaar aansluiten, werken beter dan vijf die los van elkaar staan. Wat het wel zegt: bij een mkb-bedrijf is het overzicht vaak al zoek. Niemand weet precies welk systeem de waarheid heeft over een klant, een artikel of een order. Begin daarom met een lijst: welk systeem, wie gebruikt het, en waar gaan de gegevens heen. Hoe je dat aanpakt, lees je bij IT-kansen.
Dubbel invoeren en Excel tussen systemen kwamen in elke analyse terug
In de procesanalyses die we in 2026 maakten, brachten we de knelpunten per proces in kaart. Twee kwamen in 100 procent van de analyses terug: gegevens die meer dan één keer worden ingevoerd, en een spreadsheet die de verbinding vormt tussen systemen. Daarna volgen een ontbrekend actueel overzicht van voorraad, planning of cijfers (85 procent) en kennis die bij één persoon zit (70 procent).
Voor een mkb-bedrijf betekent dit: het probleem zit zelden in één slecht systeem, maar in de overgangen ertussen. Een order die je overtypt, een export die je elke maandag in Excel plakt. Die overgangen kosten elke dag tijd, en ze groeien mee met je omzet. Herken je dit? Lees dan Vijf signalen dat je IT-landschap je groei remt.
Fouten door overtypen kwamen in 55 procent van de analyses terug. Opvallend is dat trage, handmatige rapportage maar in 45 procent als knelpunt werd genoemd. Rapportage komt aan het eind van de keten: zolang de gegevens onderweg al met de hand worden overgezet, merkt men de pijn eerder bij de invoer dan bij het rapport.
Bij een systeemselectie staan gemiddeld 15 systemen op de longlist
Bij de systeemselecties die we begeleidden, stonden gemiddeld 15 systemen op de longlist. Dat is meer dan veel ondernemers verwachten. Het komt doordat een selectie zelden over één soort systeem gaat: meestal zochten we meerdere soorten tegelijk, bijvoorbeeld een ERP en een CRM, of een ERP met een magazijnsysteem. Een CRM zat in driekwart van de selecties.
Een lange longlist is geen doel. Hij voorkomt wel dat je een pakket kiest omdat je het toevallig kent of omdat de eerste demo overtuigde. De lijst wordt snel korter zodra je hem naast je eigen eisen en processen legt. Hoe dat in zes stappen gaat, lees je in Hoe kies je een ERP voor een groothandel? en bij Systemen.
Elke keuze viel op een standaardpakket, niet op maatwerk
Elke selectie die al tot een keuze leidde, eindigde bij een standaardpakket.
Voor een mkb-bedrijf is dat een nuttige les: maatwerk is zelden nodig voor het systeem zelf. Het eigen deel zit vaker in de koppelingen en in de manier waarop je het pakket inricht. Wanneer een aparte integratielaag dan zin heeft, lees je in Wanneer heb je middleware nodig? en bij Integraties.
AI-workflows gaan vooral over documenten en e-mail
In de AI-trajecten van 2025 en 2026 ontwierpen of bouwden we ruim veertig AI-workflows. In vier op de vijf trajecten ging minstens één workflow over documenten: brieven, facturen, specificaties of verslagen lezen en verwerken. In ruim de helft ging het om e-mail, zoals orders of vragen uit een mailbox halen.
Dat past bij waar AI goed in is: tekst lezen die niet netjes in velden staat. Het past ook bij de knelpunten hierboven. Waar gegevens nu nog met de hand van een document of mail in een systeem worden overgezet, kan een AI-workflow dat werk voorbereiden. Welke processen zich daarvoor lenen, lees je in Welke processen lenen zich voor een AI-workflow?
In negen van de tien AI-trajecten beslist een mens
In negen van de tien trajecten keurt een medewerker het resultaat goed of beoordeelt de afwijkingen, voordat iets naar een klant gaat of in een systeem wordt vastgelegd. De workflow bereidt voor, de mens beslist.
Voor een mkb-bedrijf betekent dit dat je met AI begint zonder de controle uit handen te geven. Je ziet wat de workflow voorstelt, en pas als dat stabiel goed gaat, kun je kiezen om een stap verder te automatiseren. Meer over deze stap lees je bij AI-workflows.
Ter vergelijking: AI-gebruik in het mkb
Volgens het CBS gebruikte in 2025 29,8 procent van de bedrijven met 10 tot 249 werkzame personen AI, tegenover 66,2 procent van de grote bedrijven. Onze cijfers zeggen niets over het mkb als geheel: ze gaan over bedrijven die al met ons aan de slag waren. Wel zien we in onze analyses waarom het mkb achterblijft: zolang gegevens verspreid staan en met de hand worden overgezet, heeft AI weinig om op te bouwen.
Over deze cijfers
De cijfers komen uit een selectie van 21 trajecten tussen 2022 en 2026, niet uit al ons werk. We gebruiken alleen wat in onze eigen analyses, selectieadviezen en ontwerpen staat, aangevuld met onze openbare cases. Alles is geanonimiseerd en afgerond, en we noemen alleen cijfers die op meerdere trajecten rusten. Elk kwartaal vullen we de selectie aan.
Gebruik je een cijfer uit dit artikel? Noem dan de bron: "ucentri, praktijkcijfers", met een link naar deze pagina.
Wil je weten hoe jouw bedrijf zich verhoudt?
In de werksessie IT-kansen in kaart brengen we in drie uur met jullie kernteam de belangrijkste processen, systemen en knelpunten in beeld. Eerst zelf op een rij zetten waar het knelt? Vul dan de verbeterkansenscan in.
Veelgestelde vragen
Hoeveel systemen heeft een gemiddeld mkb-bedrijf?
Waar ucentri het IT-landschap in kaart bracht, waren het gemiddeld 13 bedrijfsapplicaties, en bijna altijd tien of meer. Infrastructuur en standaard kantoorsoftware tellen daarbij niet mee.
Hoeveel systemen vergelijk je bij een ERP- of CRM-selectie?
Bij de systeemselecties die ucentri begeleidde, stonden gemiddeld 15 systemen op de longlist. Dat komt ook doordat een selectie vaak over meerdere soorten systemen tegelijk gaat, zoals een ERP en een CRM.
Kiezen mkb-bedrijven voor maatwerk of voor een standaardpakket?
Elke selectie die ucentri begeleidde en die al tot een keuze leidde, eindigde bij een standaardpakket. Het eigen deel zit vaker in de inrichting en de koppelingen dan in het systeem zelf.
Welk IT-knelpunt komt het vaakst voor in het mkb?
In elke procesanalyse die ucentri in 2026 maakte, werden gegevens dubbel ingevoerd en vormde Excel de verbinding tussen systemen. Een ontbrekend actueel overzicht kwam bijna overal terug.
Hoe vaak worden deze cijfers bijgewerkt?
Elk kwartaal, op dit adres. We vullen de selectie dan aan met nieuwe trajecten.
Bronnen
- Gebruik van AI-technologie door Nederlandse microbedrijven, CBS, maart 2026
