Wat levert een IT-scan op, en hoe lang duurt die?

Wie overweegt een IT-scan te laten doen, wil twee dingen weten: wat heb je aan het eind in handen, en hoeveel tijd kost het je team? Het eerlijke antwoord is dat het afhangt van de vraag die je hebt. Een snelle blik op de grootste winst is iets anders dan een fundament voor een keuze over je hele IT-landschap.

In dit artikel lees je wat een IT-scan, of IT-kansenanalyse, oplevert, hoe je je systemen beoordeelt, en hoe lang de quick scan en de volledige analyse duren.

Wat een IT-scan niet is

Een IT-scan is geen inventaris van laptops en licenties, en ook geen beveiligingstest. Die hebben hun nut, maar ze vertellen je niet waarom je binnendienst elke dag uren kwijt is aan overtypen.

Een IT-scan zoals wij die bedoelen begint bij het werk. Hoe loopt een order, een project of een klantvraag van begin tot eind? Welke systemen doen daarin mee, en waar zet iemand gegevens met de hand over? Pas als dat zichtbaar is, kun je zeggen of een systeem past of niet.

Dat is ook nodig, want een mkb-bedrijf heeft er al snel veel. In de analyses uit onze praktijkcijfers telden we gemiddeld 13 systemen per bedrijf. Elk systeem loste ooit iets op, en de mensen vingen de rest op. Dat is precies hoe een bedrijf kan groeien. De vraag is of die opzet de volgende groeistap nog bijhoudt.

Wat je na een IT-scan in handen hebt

Een goede IT-scan levert vier dingen op. Elk ervan is ook los bruikbaar, ook als je de vervolgstappen met een andere partij zet.

1. Processen en datastromen op papier

Per kernproces staat vast wie wat doet, in welk systeem, en welke informatie van het ene naar het andere systeem gaat. Ook zie je waar dat via een koppeling gaat en waar met de hand: een export, een bestand dat wordt doorgestuurd, een gegeven dat iemand overtypt.

Door de datastromen aan de processen te koppelen, zie je waar een knelpunt echt vandaan komt. Een afdeling die klaagt over een traag systeem, blijkt soms te wachten op een bestand dat één keer per dag binnenkomt.

2. Een oordeel per systeem

Dit is de kern van het beoordelen van je IT-landschap: per systeem wat toekomstbestendig is en wat niet. Daarover meer in de volgende paragraaf.

Vaak levert dat oordeel meer op dan een lijst met wat blijft en wat weg kan. Bij HKLIVING, dat verder wilde groeien met een nieuw ERP en CRM, brachten we samen met de medewerkers acht processen in kaart, van productdata en supply chain tot sales, customer service en finance. Daaruit volgde een heldere rolverdeling: het ERP voor artikelen, prijzen, orders, voorraad en financiën, het CRM voor klantcontact, accountmanagement en klantenservice. Met die rolverdeling kon HKLIVING alle leveranciers op dezelfde punten beoordelen, en kiezen op basis van de eigen processen in plaats van een overtuigende demo. Meer over hoe dit bij groothandels werkt, lees je bij groothandel en logistiek.

3. Verbeterkansen, elk met het type oplossing

Elke verbeterkans krijgt een label: beter benutten wat er al staat, een ander systeem, een integratie, data en rapportage, een AI-workflow, of maatwerk. Dat label voorkomt dat een lijst met klachten één grote wens wordt. Het laat ook zien welke kansen je los kunt oppakken en welke op iets anders wachten.

4. Een plan van aanpak in fasen

De kansen komen in een volgorde, met per fase wat randvoorwaardelijk is, wat tegelijk kan en waar afhankelijkheden de volgorde bepalen. De eerste fase is in detail uitgewerkt, zodat je er direct mee verder kunt. De fases daarna krijgen een globale tijdsindicatie.

Je IT-landschap in kaart brengen en beoordelen: waar kijk je naar?

Een systeem kan prima werken voor de afdeling die het gebruikt, en toch een rem zijn voor het geheel. Daarom beoordeel je elk systeem op twee kanten: functioneel en technisch.

Functioneel gaat het om de vraag of het systeem het werk ondersteunt:

• Dekt het de processen waarvoor het is aangeschaft, of zijn er omwegen en spreadsheets omheen ontstaan?
• Is het systeem de bron voor bepaalde gegevens, of houden twee systemen hetzelfde bij?
• Kan het mee met de groei: meer orders, een extra vestiging, een nieuw verkoopkanaal?

Technisch gaat het om de vraag of het systeem de komende jaren meekan:

• Wordt het nog ondersteund en doorontwikkeld door de leverancier, en tot wanneer?
• Kan het gegevens uitwisselen via een API of standaardkoppeling, of alleen via bestanden?
• Wie beheert het, en hoe afhankelijk ben je van één leverancier of één collega?
• Hoe zit het met toegang en beveiliging, en is duidelijk waar de gegevens staan?

Die laatste vraag hoort er altijd bij. Het NCSC noemt als twee van de vijf basisprincipes voor digitale veiligheid: breng de risico's in kaart, en bescherm je systemen, apparaten en applicaties. Een IT-scan is geen beveiligingsonderzoek, maar een systeem dat geen updates meer krijgt, komt er wel uit naar voren.

Een actueel voorbeeld van de technische kant: Exact Globe Next stopt eind 2027. Functioneel werkt het pakket bij veel bedrijven nog goed. Technisch heeft het een einddatum, en wie daar niet op tijd achter komt, moet straks onder tijdsdruk kiezen.

Hoe lang duurt een IT-scan?

Dat hangt af van de diepgang die je nodig hebt. Er zijn grofweg twee varianten.

De quick scan: één werksessie van drie uur

De quick scan is de snelle ingang. In één werksessie van drie uur met je kernteam brengen we de belangrijkste processen, systemen en knelpunten in beeld. Daarna werken we het uit, en presenteren we de uitkomsten in een uur.

De quick scan blijft op hoofdlijnen. Hij laat zien waar de grootste winst zit en of het zin heeft om verder te gaan. Voor een structurele keuze over je hele landschap is hij bewust niet diep genoeg.

De volledige analyse: gemiddeld drie weken

De volledige analyse duurt gemiddeld drie weken. Hoe meer afdelingen of vestigingen, hoe langer. In die tijd voeren we gesprekken per afdeling, met de mensen die het werk dagelijks doen. Bij elk primair proces stellen we vier vragen: hoe ziet het werk eruit, wat doe je in welk systeem, waar zitten de knelpunten, en waar zie je zelf ruimte voor verbetering.

Grofweg gaat de eerste week naar de gesprekken en het doorlopen van de systemen, de tweede naar het uitwerken van processen, datastromen en de beoordeling per systeem, en de derde naar de verbeterkansen en het plan van aanpak. Je sluit af met een presentatie, zodat je verder gaat met een plan in plaats van met een rapport.

Wat het je team kost

Vooral tijd van de mensen die het werk doen. Per afdeling is dat een gesprek, plus soms een korte vervolgvraag. Een paar mensen schuiven aan bij de presentatie. Je hoeft vooraf niet te weten wat je wilt: de analyse is er juist om dat scherp te krijgen.

Waar dieper wordt gekeken: van landschap naar architectuur

Staat er een grote keuze op de agenda, zoals een nieuw ERP voor de hele groep, dan gaat de analyse een laag dieper. Dan bepalen we ook de richting van het applicatielandschap en wat die betekent voor integraties, datastromen, beveiliging, infrastructuur en beheer.

Daarbij maken we de varianten expliciet. Kies je een meer centrale of juist modulaire opzet? Ga je cloud-first? En hoe ver wil je gaan in standaardisatie? Dat zijn keuzes die je bewust wilt maken, en niet ongemerkt via de eerste pakketkeuze.

Wat er na de IT-scan gebeurt

Het plan van aanpak wijst vanzelf naar de volgende stap. Past een kernsysteem niet meer, dan volgt een selectie. Hoe die aanpak eruitziet, lees je in hoe kies je een ERP voor een groothandel. Zitten de knelpunten vooral tussen systemen, dan begint het bij integraties. En gaat het om werk dat taal of beoordeling vraagt, zoals e-mails en documenten, dan komen AI-workflows in beeld.

Wij verkopen geen software en krijgen geen vergoeding van leveranciers. Daardoor kan een verbeterkans ook het label krijgen: hier is geen nieuw systeem voor nodig.

Zelf beginnen of hulp bij de IT-scan

Wil je eerst zelf kijken? Neem één kernproces, van order tot factuur, en schrijf op welke systemen meedoen en waar iemand gegevens overtypt. De vijf signalen dat je IT-landschap je groei remt helpen daarbij.

Wil je het samen doen? Lees meer over de stap IT-kansen, of plan de werksessie van drie uur met je kernteam.