Digitale blauwdruk voor het IT-landschap van Iver

De uitdaging

Service, projecten en handel in één organisatie

Iver is actief in de windenergiesector en combineert verschillende activiteiten in één organisatie. Het bedrijf voert service en onderhoud uit aan windturbines, realiseert technische projecten en handelt daarnaast in turbines, componenten en onderdelen. Daardoor komen commerciële processen, technische uitvoering, planning, materialen, tooling en finance sterk bij elkaar.

Die combinatie maakt de operatie veelzijdig. Voor onderhoud en projecten gaat het bijvoorbeeld om monteurs, specifieke kennis en certificeringen, materialen, specialistische tooling, transport en de beschikbaarheid van turbines. De handelstak heeft een andere dynamiek, met klantvraag, voorraad, inkoop en beschikbaarheid centraal.

De bestaande processen ondersteunen de dagelijkse operatie, maar door de groei en de breedte van de organisatie ontstond behoefte aan meer samenhang tussen processen, data en systemen. Informatie over planning, werkorders, voorraad, projecten, klanten en financiële prestaties werd vanuit verschillende applicaties en werkwijzen beheerd.

De uitdaging lag dus niet in het vervangen van één systeem. De vraag was hoe Iver een samenhangend en toekomstbestendig IT-landschap kon ontwikkelen, waarin service, projecten, handel en ondersteunende processen elk goed worden ondersteund en toch als één geïntegreerde organisatie samenwerken.

De centrale vraag werd daarom:

Hoe richt je een IT-landschap in dat past bij de verschillende activiteiten van Iver en tegelijk schaalbaarheid, automatisering en betere sturing mogelijk maakt?

Onze aanpak

Per proces de juiste rol voor elk systeem

Samen met medewerkers uit verschillende onderdelen van Iver brachten we de belangrijkste bedrijfsprocessen end-to-end in kaart. We analyseerden finance, supply chain management, service management, commercieel management, handel, projecten en HR.

We keken niet alleen naar welke systemen werden gebruikt, maar vooral naar hoe informatie door de organisatie beweegt, waar overdrachtsmomenten ontstaan en waar technologie medewerkers beter kan ondersteunen.

Per proces bepaalden we welke rol het best past bij standaardsoftware, integraties, data, automatisering en AI. We keken onder meer naar:

• ERP en finance voor administratie, projecten, inkoop en voorraad;
• EAM/FSM voor assets, service, werkorders, planning, monteurs en tooling;
• CRM voor klantrelaties, commerciële kansen en offertes;
• Data en BI voor betrouwbare en geïntegreerde stuurinformatie;
• Integraties en workflows om informatie automatisch tussen systemen en teams te laten bewegen;
• AI-workflows om medewerkers te ondersteunen bij kennisintensieve en terugkerende processen.

Een belangrijk uitgangspunt was dat niet één systeem alles hoeft te doen. De kracht zit juist in duidelijke verantwoordelijkheden per systeem en een goede integratie daartussen.

Zo kan een geplande serviceactiviteit vanuit het operationele systeem automatisch doorwerken naar materiaalreservering en inkoop, terwijl gebruikte materialen en statussen uit de uitvoering weer worden teruggekoppeld naar voorraad, kosten en assethistorie.

Voor de serviceorganisatie keken we daarnaast naar een centrale operationele laag waarin turbines, componenten, werkorders, onderhoudshistorie en specialistische tooling samenkomen. Zo sluit informatie over assets, materialen, planning en uitvoering veel beter op elkaar aan.

Ook in de commerciële processen keken we naar een duidelijkere rolverdeling tussen CRM en ERP. CRM ondersteunt de klantrelatie, kansen en offertes; ERP kan de basis vormen voor calculatie, projectadministratie, financiële verwerking en facturatie.

Het resultaat

Een integrale digitale blauwdruk

De analyse leverde een integrale digitale blauwdruk voor de organisatie op.

In plaats van losse verbeterinitiatieven is zichtbaar gemaakt hoe processen en systemen samen kunnen functioneren: van de eerste commerciële kans tot planning, uitvoering, materiaalgebruik, facturatie en managementinformatie.

De toekomstige inrichting draait om een paar duidelijke principes. CRM wordt het centrale vertrekpunt voor commerciële relaties en klantinformatie. ERP vormt de financiële en logistieke ruggengraat. EAM/FSM ondersteunt de operationele service- en projectorganisatie. Een geïntegreerde datalaag brengt informatie uit de verschillende systemen samen voor betrouwbare rapportage en sturing.

Zo kan een serviceklus bijvoorbeeld automatisch leiden tot materiaalreserveringen, inkoopvoorstellen, pickopdrachten en voorraadbewegingen, terwijl wijzigingen in planning, voorraad of uitvoering direct zichtbaar worden in de juiste systemen.

Accountmanagement krijgt één centraal klantbeeld, met informatie over contacten, kansen, offertes, projecten, servicecontracten en andere commerciële activiteiten.

Binnen projecten komt informatie over voortgang, kosten, uren, marge en factureerbaarheid samen in geïntegreerde rapportages. Daarmee is de financiële en operationele status van projecten eerder zichtbaar.

De analyse geeft Iver niet alleen een beeld van welke systemen nodig zijn, maar vooral een concrete richting voor hoe processen, systemen, data en automatisering als één geheel samenwerken.

Zo ontstaat een fundament waarmee Iver gefaseerd kan toewerken naar een meer geïntegreerde, datagedreven en schaalbare organisatie.