Processen en IT-landschap in kaart bij Mondragon
Mondragon wil verder met digitalisering. We brachten eerst de huidige processen en systemen van het hotel in kaart, in vijf domeinen en langs de hele gastreis, als basis voor de verbeterkansen.
In het kort
Vijf domeinen in kaart
Reservering en receptie, housekeeping en TD, finance, revenue management, en marketing en sales.
Gastreis in zeven fasen
Van de eerste vraag van een gast tot de factuur na vertrek.
Systemen per stap
Per processtap vastgelegd welke systemen meedoen en hoe ze samenhangen.
Basis voor verbeterkansen
Eén beeld van de huidige situatie als vertrekpunt voor de prioritering.
Het traject
Van gesprekken tot verbeterkansen
Fase 1
Gesprekken
Per domein in gesprek en samen door de dagelijkse systemen.
Fase 2
Vijf domeinen
Per domein de fasen, stappen en systemen vastgelegd.
Fase 3
Gastreis in fasen
Van eerste vraag tot factuur, als één geheel beschreven.
Fase 4
Verbeterkansen
De volgende stap: kansen uitwerken en prioriteren per domein.
De uitdaging
Eerst weten hoe het werk nu loopt
Mondragon is een hotel met kamers, een restaurant en zalen voor zakelijke bijeenkomsten. Gasten overnachten er, vergaderen er, eten er en ontbijten er.
Een hotel draait op veel systemen tegelijk: voor kamers, zalen, het restaurant, de kassa, toegang, personeel en administratie. Elk systeem doet zijn eigen deel van het werk. Wil je verder met digitalisering, dan moet je eerst weten hoe die delen samen de gastreis vormen.
Mondragon wil de volgende stap zetten in digitalisering, voor de gast en voor het team. Voordat je verbeterkansen kiest, moet duidelijk zijn hoe het werk vandaag loopt. Daarom begonnen we met een IT-analyse van de huidige situatie.
Onze aanpak
Processen en IT-landschap in kaart brengen
Gesprekken per domein
We spraken met het management en met de betrokken medewerkers, en liepen samen door de systemen die ze dagelijks gebruiken.
Vijf domeinen
Reservering en receptie, housekeeping en technische dienst, finance en administratie, revenue management, en marketing en sales.
Per fase de stappen
Elk domein beschreven we in fasen. Per fase legden we de stappen vast, wie ze uitvoert en welke systemen meedoen.
Eén vaste opbouw
Elk hoofdstuk begint met een samenvatting en volgt dezelfde structuur. Zo zijn de domeinen goed naast elkaar te leggen.
We kozen in deze fase bewust nog geen oplossingen. Eerst één helder beeld van de huidige situatie, daarna de keuzes.
De gastreis van eerste vraag tot factuur
Bij reservering en receptie volgden we de volledige gastreis in zeven fasen: informatie vooraf, de reservering, zakelijke aanvragen met een zaal, het restaurant, het ontbijt, de check-in en de check-out met de factuur.
Per fase staat vast welke systemen meedoen en waar informatie van het ene naar het andere systeem gaat. Zo ontstaat een overzicht van het IT-landschap rond de gast als geheel, niet alleen per afdeling.
De andere domeinen volgen dezelfde lijn. We beschreven hoe housekeeping en technische dienst samenwerken, hoe de administratie loopt, hoe prijzen tot stand komen en hoe marketing en sales gasten en zakelijke relaties bereiken.
Het resultaat
Eén beeld van de huidige situatie
Mondragon heeft nu een volledige procesomschrijving van vijf domeinen. Het document laat zien hoe het werk vandaag loopt, welke systemen daarbij horen en hoe ze met elkaar samenhangen.
Dat beeld is een gedeeld vertrekpunt. Iedereen kijkt naar hetzelfde overzicht, in dezelfde opbouw per domein. Wie later een verbeterkans beoordeelt, ziet direct in welke fase van de gastreis die valt en welke systemen erbij horen.
De volgende stap is het uitwerken van de verbeterkansen, met een prioritering per domein. Daarmee wordt duidelijk waar digitalisering voor Mondragon het meeste oplevert.
Ook je processen en IT-landschap in kaart brengen?
Of je nu een hotel, een evenementenlocatie of een ander bedrijf in de horeca hebt: verbeteren begint met weten hoe het werk nu loopt. Met de stap IT-kansen brengen we processen en systemen in kaart en werken we de verbeterkansen uit. Daarna helpen we met het selecteren van systemen en het koppelen ervan.
Lees ook hoe evenementenlocatie InnStyle van systeemselectie tot datamigratie ging. Neem gerust contact op.
Sta je voor een vergelijkbare keuze?
Plan een gesprek
