Hoe maak je je bedrijf minder kwetsbaar voor verandering?

Een prijsstijging, een leverancier die stopt, een collega die vertrekt of een klant die ineens alles digitaal wil. Of je bedrijf daar sterker of zwakker uit komt, hangt voor een groot deel af van hoe je IT is ingericht.

In dit artikel lees je waar de kwetsbaarheid in een IT-landschap meestal zit, en hoe je die stap voor stap weghaalt.

Fragiel, robuust en anti-fragiel

De schrijver Nassim Nicholas Taleb onderscheidt in zijn boek Antifragile drie soorten systemen:

• Fragiel: alles is zo precies op elkaar afgestemd dat één tegenvaller het geheel laat omvallen.
• Robuust: het systeem vangt een schok op en blijft hetzelfde.
• Anti-fragiel: het systeem wordt beter van verandering, omdat het zich aanpast.

Vertaal je dat naar een mkb-bedrijf, dan is een fragiel bedrijf er één waar het proces alleen werkt zolang iedereen op zijn plek zit en elk systeem het doet. Een wendbaar bedrijf kan een onderdeel vervangen, een nieuw kanaal toevoegen of een collega laten vertrekken zonder dat de rest stilvalt.

Waar de kwetsbaarheid in je IT meestal zit

In onze analyses zien we steeds dezelfde vier afhankelijkheden terug.

1. Eén collega die alles weet

De planning klopt alleen in het bestand van die ene collega. Of alleen zij weet hoe de export naar de boekhouding werkt. Zolang ze er is, gaat het goed. Is ze ziek of op vakantie, dan staat het proces stil.

Zelf checken: welke taken kunnen maar door één persoon worden gedaan, en waar staat beschreven hoe die werken?

2. Eén leverancier die alles beheert

Koppelingen zijn in de loop der jaren los van elkaar gebouwd, vaak door verschillende partijen. Documentatie ontbreekt, en alleen de bouwer weet hoe het werkt. Stopt die leverancier of wordt hij onbetaalbaar, dan zit je vast.

Bij Visco bouwden we een centrale integratielaag met logging en monitoring. Daardoor is zichtbaar of gegevens goed zijn verwerkt en waar een probleem ontstaat, en is Visco minder afhankelijk van individuele leveranciers.

Zelf checken: weet je van elke koppeling wie hem heeft gebouwd, wie hem beheert en waar de documentatie staat?

3. Systemen die niet los van elkaar te vervangen zijn

Als elk systeem rechtstreeks met elk ander systeem praat, raakt het vervangen van één pakket al het andere. Dan stel je een noodzakelijke vervanging uit, omdat het te veel losmaakt.

Bij Iver was de oplossing niet één systeem dat alles doet, maar een duidelijke rol per systeem en één datalaag voor rapportage en sturing. Zo kun je later een onderdeel vervangen zonder dat de rapportages omvallen.

Zelf checken: als je morgen je CRM of je webshop vervangt, hoeveel andere systemen en rapportages moet je dan aanpassen?

4. Gegevens die je niet zelf kunt terughalen

Je bedrijfsgegevens staan bij een leverancier of op één plek. Maar kun je ze ook exporteren als je overstapt, en terugzetten als het misgaat? Het NCSC raadt ondernemers aan om minstens drie versies van belangrijke bedrijfsgegevens te hebben: het origineel en twee back-ups, op twee soorten media en op verschillende locaties.

Zelf checken: wanneer heb je voor het laatst een back-up teruggezet, en weet je hoe je je gegevens uit elk pakket haalt?

Breng ook de afhankelijkheden buiten je bedrijf in kaart

Bedrijven zijn steeds vaker digitaal met elkaar verbonden: met leveranciers, klanten en IT-dienstverleners. Het NCSC heeft daarvoor een keteninventarisatie: een sjabloon waarin je vastlegt van welke partijen je afhankelijk bent, welke afspraken er zijn en wat je doet als een partij uitvalt. Voor een mkb-bedrijf is een eenvoudige lijst vaak al genoeg: welke leverancier levert welk systeem, en wat is het alternatief?

Wendbaar worden is geen project, maar een gewoonte

Het oude idee van digitaliseren was een groot project om de paar jaar: een nieuw pakket, een zware implementatie en daarna weer jaren stilstand. Daarmee bouw je precies de achterstand op die je kwetsbaar maakt.

Wendbare bedrijven behandelen hun IT als iets dat doorlopend beter wordt. Concreet:

• Kijk één keer per jaar naar je belangrijkste processen: waar zit handwerk, en waar zit een afhankelijkheid van één persoon of één leverancier?
• Leg per systeem vast waarvoor het dient, wie het beheert en hoe gegevens erin en eruit gaan.
• Pak per jaar één of twee knelpunten aan, te beginnen bij het knelpunt met het grootste risico of de meeste tijdwinst.

Zo voorkom je dat je op termijn achter de feiten aanloopt, en dat je veel moet investeren om achterstallig werk in te halen. Hoe je die knelpunten herkent, lees je in Vijf signalen dat je IT-landschap je groei remt.

Hulp bij de eerste stap

Wil je weten waar jouw bedrijf kwetsbaar is? In de werksessie IT-kansen in kaart brengen we met jullie kernteam de belangrijkste processen, systemen en afhankelijkheden in beeld. Meer over deze stap lees je op IT-kansen.