Het juiste ERP- en WMS-systeem voor Van Os Imports

De uitdaging

Van Os Imports is een internationale B2B-groothandel met meer dan 4.000 artikelen en verschillende eigen merken. Productontwikkeling, internationale inkoop, voorraadbeheer, magazijnprocessen, logistiek en de B2B-webshop moeten daarbij goed op elkaar aansluiten.

De organisatie zocht daarom niet simpelweg een nieuw softwarepakket, maar een toekomstbestendig ERP- en WMS-systeem dat de belangrijkste processen integraal ondersteunt. Het systeem moest bovendien passen binnen een breder IT-landschap met onder andere CRM, PIM, middleware, data en Business Intelligence.

Onze aanpak

We begonnen met het in kaart brengen van de processen, knelpunten en groeiplannen van Van Os Imports. Samen met medewerkers uit de organisatie vertaalden we deze naar een gestructureerde lijst met functionele, technische en commerciële requirements.

Vervolgens onderzochten we de ERP- en WMS-markt en brachten we de meest passende leveranciers terug van een longlist naar een gerichte shortlist. Leveranciers moesten niet alleen aangeven welke requirements zij ondersteunden, maar ook of functionaliteit standaard beschikbaar was, geconfigureerd moest worden of maatwerk vereiste.

Tijdens de demonstraties werkten de leveranciers met herkenbare scenario’s uit de dagelijkse praktijk van Van Os Imports. Hierdoor konden we oplossingen objectief vergelijken op de processen die er echt toe doen, in plaats van op basis van een algemene verkoopdemo. Deze aanpak liep van requirements en marktvalidatie tot een RFI, leveranciersdemo’s, commerciële voorstellen en een finale beoordeling.

Naast de functionaliteit beoordeelden we ook de implementatieaanpak, integratiemogelijkheden, licenties, supportkosten, prijszekerheid en het risico op toekomstig meerwerk. Daarmee werd niet alleen duidelijk welk systeem het beste paste, maar ook welke leverancier een realistische en beheersbare samenwerking bood.

Het resultaat

Van Os Imports beschikt nu over een onderbouwde keuze voor een ERP- en WMS-oplossing die past bij de organisatie, haar processen en toekomstige groei.

De selectie heeft daarnaast gezorgd voor:

• een duidelijke afbakening van de gewenste functionaliteit;
• inzicht in noodzakelijke integraties en datastromen;
• een objectieve vergelijking van leveranciers;
• transparantie over implementatiekosten, licenties en commerciële risico’s;
• een gezamenlijke basis voor de komende implementatie.

De volgende stap: implementatie

We staan nu aan het begin van de implementatiefase. Samen met Van Os Imports en de gekozen leverancier gaan we het ERP- en WMS-systeem daadwerkelijk realiseren.

We starten met de blueprint en detailplanning. Daarna volgen de configuratie van de modules, de analyse en voorbereiding van de datamigratie en de ontwikkeling van de belangrijkste integraties met onder andere PIM, webshop, CRM, middleware en het datawarehouse.

Vervolgens begeleiden we het testen, de training van gebruikers, de livegang en een gefaseerde ingebruikname. Ucentri blijft hierbij het overkoepelende project, de architectuur en de afhankelijkheden bewaken, zodat de gekozen oplossing ook in de praktijk gaat werken zoals tijdens de selectie is afgesproken.

Ook op zoek naar het juiste ERP- of WMS-systeem?

Wij begeleiden het volledige traject: van requirements en leveranciersselectie tot implementatie, integraties en livegang.